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Envoyer cette page par courrielSECTION 1 : Le rôle du conseil, de ses membres et du personnel municipal

Quelques mois après votre entrée en fonction, vous vous direz peut-être que vous faire élire était un jeu d’enfant. Il est possible que la multitude de choses dont vous devez vous occuper vous semble insurmontable. Il vous faut saisir des sujets complexes, composer avec des politiques parfois controversées et trouver des réponses aux nombreuses questions de votre électorat. En comprenant bien votre rôle comme conseillère ou conseiller ainsi que le rôle du conseil et du personnel, vous saurez mieux quoi faire dans ces situations et gérer efficacement votre temps.

Pour commencer, si ce n’est déjà fait, vous avez intérêt à vous familiariser avec un texte de loi qui, plus que tout autre, régit les municipalités, à savoir la Loi de 2001 sur les municipalités. Cette loi fournit aux municipalités un cadre législatif qui reconnaît qu’elles forment un niveau de gouvernement mûr disposant d’un vaste éventail de pouvoirs. La Loi équilibre l’autonomie et la souplesse accrues pour les municipalités avec une meilleure responsabilisation et transparence relativement à leur fonctionnement.

Rôle du conseil municipal

Il est utile de commencer par l’article 224 de la Loi de 2001 sur les municipalités qui décrit ainsi le rôle du conseil municipal :

« 224. Le conseil a pour rôle de faire ce qui suit :

  1. représenter le public et tenir compte du bien-être et des intérêts de la municipalité;
  2. élaborer et évaluer les politiques et les programmes de la municipalité;
  3. déterminer les services que fournit la municipalité;
  4. faire en sorte que des politiques, des pratiques et des procédures administratives de même que des politiques, des pratiques et des procédures en matière de contrôle soient en place pour mettre en œuvre ses décisions;
    (d.1)veiller à la responsabilisation et à la transparence des opérations de la municipalité, y compris les activités de ses cadres supérieurs;
  5. préserver l’intégrité financière de la municipalité;
  6. exercer les fonctions du conseil prévues par la présente loi ou toute autre loi.»

Le conseil municipal a un large éventail de responsabilités et de tâches. Pour cette raison, il arrive souvent qu’un conseil crée des comités permanents, formés uniquement de membres du conseil, et des comités consultatifs, formés de conseillères et de conseillers ainsi que de membres du public qui y ont été nommés. Ces comités effectuent une grande partie du travail du conseil, puis formulent des recommandations au conseil. Voici des exemples de comités du conseil : aménagement, parcs et loisirs, travaux publics, finances, administration, personnel, etc.

Un comité du conseil doit respecter des exigences similaires à celles que prévoit la Loi pour le conseil (réunions ouvertes au public, règlement de procédure, etc.).

Par le passé, les conseils déléguaient généralement à des comités uniquement des questions administratives. Désormais, la Loi de 2001 sur les municipalités permet une délégation plus importante des obligations et pouvoirs législatifs du conseil à un comité du conseil. Cependant, cette délégation fait l’objet de certaines restrictions et exigences qui sont discutées plus en détail dans la sous-section intitulée « Délégation » à la section 3 du présent guide.

Rôle du président du conseil

Selon les municipalités, la personne qui préside le conseil peut avoir le titre de président de conseil de comté, de président du conseil municipal, de préfet ou de maire. Quoi qu’il en soit, son rôle, indiqué dans la Loi de 2001 sur les municipalités, ne varie pas.

« 225. Le président du conseil a pour rôle de faire ce qui suit :

  1. agir en tant que premier dirigeant de la municipalité;
  2. présider les réunions du conseil pour que ses travaux puissent être effectués avec efficience et efficacité;
  3. faire preuve de leadership dans ses rapports avec le conseil;
    c.1) sans préjudice de la portée générale de l’alinéa c), fournir des renseignements et faire des recommandations au conseil à l’égard du rôle de celui-ci visé aux alinéas 224 d) et d.1);
  4. représenter la municipalité aux cérémonies et réceptions officielles;
  5. exercer les fonctions du président du conseil prévues par la présente loi ou toute autre loi. » En sa qualité de chef de la direction de la municipalité, la personne qui préside le conseil a des responsabilités particulières aux termes de l’article 226.1 de la Loi de 2001 sur les municipalités.

« 226.1 En sa qualité de chef de la direction d’une municipalité, le président du conseil a pour rôle de faire ce qui suit :

  1. soutenir et promouvoir les objectifs de la municipalité;
  2. promouvoir la participation du public aux activités de la municipalité;
  3. agir à titre de représentant de la municipalité, tant dans celle-ci qu’ailleurs, et promouvoir la municipalité à l’échelle locale, nationale et internationale;
  4. participer à des activités qui accroissent le bien-être économique, social et environnemental de la municipalité et de ses résidents, et favoriser de telles activités. »

Compte tenu de ses responsabilités toutes particulières, la personne qui préside le conseil joue un rôle primordial et très en vue. La présidente ou le président de votre conseil fera face à de grandes attentes, souvent variées, de la part de la population de votre municipalité et il lui faudra trouver un juste milieu dans la façon d’y répondre.

Ceci étant dit, les décisions de la municipalité sont prises par le conseil tout entier. La présidente ou le président du conseil n’a pas plus de pouvoir que tout autre membre du conseil pour prendre des décisions pour le compte de la municipalité.

Rôle de la conseillère et du conseiller

À titre de conseillère ou de conseiller, votre rôle au sein de la municipalité comporte des fonctions de représentation du public, d’élaboration de politiques et de gestion, fonctions qui peuvent souvent se recouper. Vous devrez étudier des questions parfois complexes et controversées et prendre des décisions. La plupart

de ces décisions auront pour votre municipalité des conséquences qui dureront bien plus longtemps que les quatre années de votre mandat : il importe donc de les prendre en tenant compte du contexte des objectifs généraux de votre municipalité concernant la santé et le bien-être à long terme de la collectivité.

Représentation

Si vous relisez l’article 224 de la Loi de 2001 sur les municipalités, vous verrez que le rôle de représentation du conseil y est clairement énoncé. À priori, ce rôle peut sembler simple, mais qu’implique-t-il au juste? D’une part, vos électrices et vos électeurs comptent sur vous pour représenter leurs points de vue le plus fidèlement possible au cours des délibérations du conseil. Toutefois, leurs opinions et points de vue sont très variés, et vous ne pourrez jamais les défendre tous en même temps.

D’autre part, votre élection comme conseillère ou conseiller exige que vous preniez un point de vue plus global sur les questions qui touchent votre municipalité. Vous devrez fréquemment peser quantité d’intérêts divergents et prendre des décisions qui ne satisferont pas toutes les parties intéressées. Il vous appartient donc de faire preuve de discernement et de toujours vous prononcer au mieux des intérêts de la collectivité tout entière.

Dans la pratique, il n’existe pas une seule et bonne façon de s’acquitter de ses fonctions de représentation, et la plupart des positions que vous adopterez refléteront sans doute un compromis entre les points de vue divergents. En un rien de temps, votre charge de travail inclura toute une série de demandes émanant du public à propos desquelles vous devrez faire enquête et, si possible, trouver une réponse ou une solution. Ces demandes vous seront adressées soit à cause de vos antécédents, y compris des dossiers pour lesquels vous avez manifesté un intérêt particulier, soit à cause des questions d’actualité touchant votre quartier, si votre municipalité est subdivisée en quartiers à des fins électorales.

Vous voudrez bien entendu faire votre possible pour aider les personnes qui se tournent vers vous. Toutefois, apprenez à bien connaître les politiques et protocoles que votre municipalité peut avoir adoptés concernant la façon de donner suite aux demandes et aux plaintes du public. Quelle que soit votre détermination à trouver moyen de rendre service, n’oubliez pas de consulter le personnel municipal.

En outre, il pourrait arriver que des décisions soient prises par du personnel désigné n’ayant pas de lien de dépendance avec la municipalité. En pareil cas, il ne conviendrait pas que les représentants élus interfèrent ou paraissent interférer. Cela serait par exemple le cas lorsqu’une décision est prise par le chef des pompiers, le chef du service du bâtiment ou le médecin-hygiéniste.

Vous devrez en principe vous aligner sur les politiques établies, tout en vous rappelant que s’il vous arrivait de faire des promesses que vous ne seriez pas en mesure de tenir, vous risqueriez de nuire à votre crédibilité auprès du public comme à vos relations de travail avec le personnel municipal. Si votre municipalité ne dispose d’aucune politique indiquant comment donner suite aux demandes, questions et plaintes du public, vous pourriez peut être proposer à vos collègues du conseil et au personnel de la municipalité d’en élaborer une.

Aussi accessible et sensible que vous souhaitiez être, il reste que vous représentez vos électeurs et électrices en fournissant les services et les programmes dont ils ont besoin, non tout ce qu’ils veulent.

Élaboration de politiques

Les politiques établissent l’orientation du fonctionnement d’une municipalité. L’élaboration de politiques fait partie des responsabilités clés du conseil municipal selon l’article 224 de la Loi de 2001 sur les municipalités.

De nombreuses décisions prises par le conseil sont liées à l’administration municipale courante. D’autres portent toutefois sur l’établissement de principes généraux qui aident à orienter les futures actions de la municipalité : ce sont là ce qu’on appelle souvent des décisions de principe qui constituent des politiques. Certaines politiques ont une portée limitée, par exemple un règlement municipal exigeant que les chiens soient tenus en laisse dans les lieux publics, tandis que d’autres sont d’application plus vaste, par exemple l’approbation d’un plan officiel.

Comment se fait l’élaboration des politiques?

Idéalement, l’élaboration des politiques suit une série d’étapes exigeant que le conseil :

  • Repère un problème qu’il convient de régler.
  • S’entende sur les données du problème et sur les objectifs à atteindre.
  • Donne des instructions au personnel municipal pour qu’il fasse enquête sur le problème, cerne les solutions envisageables et recommande au conseil les mesures à prendre.
  • Étudie les recommandations du personnel municipal, en tenant compte des questions de délai, de financement et autres.
  • Décide de la meilleure marche à suivre dans les circonstances et adopte une politique correspondante.
  • Demande au personnel de mettre en œuvre la nouvelle politique.
  • Collabore avec le personnel municipal pour évaluer la politique et la mettre à jour ou la modifier, selon les besoins.

Il arrive souvent que le conseil renvoie une question de politique à un comité du conseil afin de profiter des connaissances du comité dans un secteur particulier ou de réduire la charge de travail du conseil. Cependant, le comité du conseil peut également suivre les étapes susmentionnées pour élaborer une politique ou formuler des recommandations au conseil.

En réalité, l’élaboration des politiques n’a pas toujours lieu de façon aussi ordonnée, et ce pour plusieurs raisons :

  • l’évolution rapide des circonstances, la complexité des problèmes auxquels fait face l’administration municipale, et le fait qu’il est difficile de repérer parmi ces problèmes ceux qu’il faudrait régler en premier
  • le manque de temps pour cerner toutes les solutions envisageables et pour procéder à des recherches et analyses détaillées
  • les considérations juridiques et financières qui limitent les moyens d’action du conseil
  • la complexité inhérente à la mise en œuvre de politiques et à la conception de méthodes permettant de surveiller et d’évaluer ces politiques

Le conseil est le principal organe dirigeant de la municipalité. Le personnel administratif de la municipalité est chargé d’exécuter les décisions de principe, autrement dit les politiques, du conseil. Les deux rôles peuvent sembler distincts, mais ils se chevauchent à bien des égards. L’exécution des politiques a beau être la responsabilité du personnel municipal, c’est au conseil de prévoir les mécanismes par lesquels le personnel lui en rendra compte pour l’aider à s’assurer qu’elles seront mises en œuvre comme prévu et de la façon la plus efficace possible.

La responsabilisation et la transparence

La responsabilisation et la transparence sont indispensables au maintien de la confiance du public dans les activités du conseil et la gestion de municipalité. L’article 224 de la Loi indique expressément que la responsabilisation et la transparence font partie du rôle du conseil. Bien sûr, les conseillères et conseillers doivent rendre compte au public tous les quatre ans au moment des élections municipales, mais entre temps, il importe que les politiques et modalités soient énoncées clairement et soient pleinement accessibles, et que les activités de la municipalité au jour le jour se déroulent de façon transparente.

Les municipalités reconnaissent de plus en plus l’importance de mettre leurs politiques par écrit. Nombre d’entre elles ont produit des guides de politiques afin d’aider à faire en sorte que les décisions de leur conseil soient prises de manière réfléchie et mises en œuvre de façon cohérente. Le guide des politiques est une source d’information pour les membres du conseil, le personnel municipal et le public. Étant donné que les politiques et les modalités qui y figurent se rapportent à la plupart des responsabilités et des fonctions de la municipalité, ce guide s’avère aussi un précieux outil d’orientation et de formation pour les personnes nouvellement élues ou embauchées.

L’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités exige que les municipalités aient des politiques concernant ce qui suit :

  • disposition et vente de biens-fonds
  • engagement d’employés
  • approvisionnement en biens et services
  • moment et façon d’aviser le public
  • manière de s’efforcer d’assurer la responsabilisation et la transparence vis-à-vis du public
  • délégation de leurs pouvoirs et fonctions

L’article 270 exige aussi que les conseils locaux aient des politiques concernant la vente et la disposition de biens-fonds, l’engagement d’employés et l’approvisionnement en biens et services.

Pour favoriser l’intégrité et la responsabilisation en matière de charge publique, la partie V.1 de la Loi (articles 223.1 à 223.24) prévoit que les municipalités peuvent adopter des règlements municipaux pour :

  • établir un code de déontologie à l’intention du conseil et des membres de conseils locaux
  • nommer un commissaire à l’intégrité
  • nommer un Ombudsman municipal
  • nommer un vérificateur général
  • établir un registre des personnes qui exercent des pressions et nommer un registrateur à cet égard.

Le commissaire à l’intégrité relève du conseil et exerce ses fonctions de façon indépendante. Son rôle consiste à exercer les fonctions que lui attribue le conseil en ce qui concerne l’application du code de déontologie destiné aux membres du conseil et des conseils locaux ainsi que l’application de modalités, règles et politiques régissant le comportement éthique des membres du conseil et des conseils locaux. Les fonctions du commissaire peuvent inclure la conduite d’enquêtes concernant des plaintes faites par le conseil, un conseil local, un membre du conseil ou du conseil local ou un membre du public. Si le commissaire signale qu’un membre du conseil ou d’un conseil local a contrevenu au code de déontologie, la municipalité peut imposer à ce membre une pénalité sous forme de réprimande ou de suspension de sa rémunération pour une période maximale de 90 jours.

L’Ombudsman municipal a pour fonction d’enquêter de façon indépendante sur les décisions prises, les recommandations formulées et les actes accomplis dans le cadre de l’administration de la municipalité, des conseils locaux et de certaines sociétés contrôlées par la municipalité.

En outre, l’article 239.2 de la Loi prévoit que les municipalités peuvent nommer des enquêteurs relativement aux réunions à huis clos. À défaut d’enquêteur nommé par la municipalité, l’Ombudsman de l’Ontario est l’enquêteur par défaut relativement aux réunions à huis clos de la municipalité. (Voir la sous-section intitulée « Les affaires publiques sont l’affaire du public » à la page 36 ci-dessous.)

Le vérificateur général peut aider le conseil et ses administrateurs à assumer la responsabilité de la qualité de la gérance des fonds publics et de l’optimisation des ressources affectées aux activités de la municipalité. Le vérificateur général n’assume pas les responsabilités du vérificateur municipal.

La Loi de 2001 sur les municipalités autorise une municipalité à créer un système d’enregistrement public pour les personnes qui exercent des pressions auprès des titulaires d’une charge publique et à faire autre chose concernant ce système, par exemple établir un code de déontologie à l’intention des personnes qui exercent des pressions auprès des titulaires d’une charge publique et interdire aux anciens titulaires d’une charge publique d’exercer des pressions auprès des titulaires actuels d’une telle charge pendant une certaine période.

D’autres lois peuvent exiger l’adoption de codes de déontologie particuliers ou généraux. Par exemple, l’article 7.1 de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment (LCB) exige que les municipalités établissent un code de conduite pour le chef du service du bâtiment et les inspecteurs et le fassent observer. Les municipalités peuvent décider d’inclure ce code dans leur règlement municipal sur le bâtiment.

La LCB décrit les objets du code de conduite et exige qu’il prévoie son observation. Le code doit comprendre des politiques ou des lignes directrices à utiliser en cas d’allégation de violation du code, ainsi que les mesures disciplinaires pouvant être prises. La LCB exige également que les municipalités veillent à ce que le code de conduite soit porté à l’attention du public.

Gestion

Le public peut considérer qu’il appartient au conseil municipal de faire en sorte que les ressources financières et administratives de la municipalité soient utilisées de la manière la plus efficiente possible en conformité avec les objectifs qu’il a fixés. Pour en revenir à l’article 224 de la Loi de 2001 sur les municipalités, votre rôle et celui des autres membres du conseil consistent entre autres à faire en sorte que des politiques, des pratiques et des procédures administratives soient en place pour mettre en œuvre les décisions du conseil et à préserver l’intégrité financière de la municipalité. Tout ceci peut être favorisé grâce à des politiques et des mécanismes de surveillance de qualité.

Certaines normes juridiques peuvent être énoncées dans la législation. Par exemple, l’article 19 de la Loi de 2002 sur la salubrité de l’eau potable précise que tout propriétaire d’un réseau municipal d’eau potable doit faire preuve, « à l’égard du réseau municipal d’eau potable, du degré de soin, de diligence et de compétence auquel il faudrait s’attendre dans une situation semblable de la part d’une personne d’une prudence raisonnable ». Cette norme de diligence législative devrait entrer en vigueur le 1er janvier 2013 et est assortie de peines pour les personnes qui ne s’acquittent pas de leurs obligations.

Avant de pouvoir s’acquitter de son rôle de gestion, le conseil doit s’assurer qu’il existe des politiques concernant l’obligation du personnel municipal de rendre compte et les modalités à suivre à cet égard afin que :

  • Les politiques adoptées par le conseil soient mises en œuvre.
  • Le personnel administre les programmes et services selon ce qu’a prévu le conseil.
  • Les règles et règlements soient appliqués correctement et systématiquement, et que tout le monde soit traité de la même façon.
  • Les fonds soient dépensés uniquement à des fins autorisées et que les ressources municipales (financières ou autres) soient utilisées de la façon la plus efficiente possible.

La distinction entre la responsabilité de gestion globale du conseil et les activités de gestion quotidiennes du personnel municipal est assez subtile. Le conseil surveille la mise en œuvre des politiques et des programmes qu’il a approuvés, mais les aspects pratiques de leur mise en œuvre et de leur administration sont la responsabilité du personnel municipal.

Plusieurs mesures s’imposent toutefois avant que le conseil puisse surveiller et mesurer l’efficacité et l’efficience de l’administration municipale. En consultation avec le personnel municipal, le conseil peut commencer par :

  • Définir les objectifs généraux de la municipalité et fixer des buts et des priorités.
  • Établir des pratiques administratives bien claires.
  • Fournir au personnel municipal des lignes directrices et des consignes précises concernant la mise en œuvre des politiques.
  • Déléguer les responsabilités appropriées au personnel municipal, dans la mesure où cette délégation est autorisée par la législation municipale.
  • Adopter une politique de gestion des ressources humaines qui met l’accent sur le recrutement, l’embauche, l’évaluation, la formation et le perfectionnement du personnel.
  • Veiller à l’existence de politiques relatives à la plupart des activités de la municipalité, en particulier les politiques obligatoires prévues dans la Loi de 2001 sur les municipalités.
  • Établir une politique et des modalités prévoyant la manière dont le personnel doit lui rendre compte des activités administratives.
  • Élaborer des protocoles pour la circulation de l’information entre le conseil et le personnel.
  • Envisager d’établir un protocole pour le partage des approches avec les autres administrations locales et les communautés autochtones ayant un intérêt en commun dans les domaines de la santé, de la culture et de l’économie.

L’établissement et l’application de telles politiques et lignes directrices permettent au conseil de laisser au personnel l’administration courante de la municipalité. Le conseil est ainsi plus libre :

  • De faire face aux situations exceptionnelles.
  • De faire en sorte que les politiques restent à jour.
  • De prendre connaissance des questions soulevées par le public et de représenter les intérêts de la collectivité dans son ensemble.

La mesure de la performance dans des domaines clés représente aussi un excellent moyen par lequel le conseil peut arriver à mieux comprendre et à améliorer la prestation des services municipaux. Selon l’article 299 de la Loi de 2001 sur les municipalités, le ministre des Affaires municipales et du Logement administre le Programme de mesure de la performance des services municipaux (PMPSM), qui est conçu pour recueillir des données relatives aux municipalités de l’Ontario et rendre compte de l’efficacité et de l’efficience de leurs services.

Exécution d’un plan stratégique

Le plan stratégique peut être considéré comme étant un élément essentiel du processus de gestion municipal. Tourné vers l’avenir, il énonce clairement la vision et les priorités de votre municipalité. Une bonne façon de comprendre l’environnement dans lequel vous devrez travailler, et en particulier les rouages de l’administration municipale, est de prendre connaissance du plan stratégique de votre municipalité. Les décisions liées à l’administration, aux finances et à l’aménagement de votre municipalité doivent refléter et appuyer son plan stratégique.

Les décisions, populaires ou non, sont toujours plus faciles à prendre lorsqu’elles sont placées dans le contexte de la stratégie à long terme de la municipalité. Le plan stratégique favorise la cohérence dans la prise de décisions touchant la municipalité, tant par les membres du conseil que par le personnel municipal. Lorsqu’il est élaboré en tenant compte des observations du public, ce plan traduit une vision commune de l’avenir de la municipalité et suscite l’empressement de la population locale à le voir concrétisé.

Si votre municipalité n’a pas encore de plan stratégique, vous feriez bien de réfléchir aux différents avantages qu’un plan stratégique présenterait pour votre collectivité et d’encourager vos collègues au sein du conseil, le personnel municipal et le public à collaborer à l’élaboration et à la mise en œuvre d’un tel plan. Par contre, si votre municipalité a déjà un plan stratégique, vous pourriez juger bon de vous renseigner sur l’année où il a été adopté afin de déterminer s’il est temps de le passer en revue et peut-être de le mettre à jour.

Rôle du personnel

Parmi les choses qui distinguent un conseil municipal efficace et efficient figure la compréhension par ses membres de la nature de leurs relations avec le personnel municipal, et en particulier des fonctions qui relèvent de leurs rôles respectifs.

Alors que l’article 224 de la Loi de 2001 sur les municipalités énonce le rôle des membres du conseil, l’article 227 précise en quoi consiste le rôle du personnel municipal. On y lit ceci:

« 227. Les fonctionnaires et employés de la municipalité ont pour rôle de faire ce qui suit :

  1. mettre en œuvre les décisions du conseil et établir des pratiques et des procédures administratives pour les exécuter;
  2. faire des recherches et conseiller le conseil sur les politiques et les programmes de la municipalité; c) exercer les autres fonctions prévues par la présente loi ou toute autre loi et celles que leur assigne la municipalité. »

La Loi contient aussi des dispositions particulières traitant des fonctions de certains fonctionnaires de la municipalité, notamment celles des personnes qui occupent les postes de secrétaire et de trésorier.

Nombreuses sont les municipalités qui apprécient l’importance des relations entre les membres de leur conseil et leur personnel. Certains conseils municipaux ont mis au point des programmes qui prévoient la prise en considération des observations du personnel municipal dans l’élaboration des politiques et des procédures administratives de leur municipalité. Les programmes de ce genre sont une façon de reconnaître les compétences et le savoir-faire du personnel municipal. Ils ont aussi pour effet de favoriser les communications entre le personnel administratif de la municipalité et les membres du conseil municipal.

Pour aider le personnel municipal à répondre à ses attentes, le conseil peut notamment faire ce qui suit :

  • Prévoir, pour chaque poste parmi le personnel, une description de travail détaillée précisant les fonctions et les responsabilités qui s’y rattachent.
  • Prendre des décisions et diffuser des orientations claires sur des questions de principe.
  • Élaborer ses politiques suivant un processus ouvert et uniforme.
  • Adopter des politiques qui complètent et renforcent les efforts fournis par le personnel pour améliorer le fonctionnement de l’administration.
  • Consulter le personnel avant de prendre des décisions touchant les politiques et les programmes.
  • Prévoir des séances d’orientation pour les membres du personnel nouvellement embauchés.
  • Adopter une politique relative à la formation et au perfectionnement du personnel.

À titre de conseillère ou de conseiller, vous pouvez également soutenir le personnel municipal, en faisant notamment ce qui suit :

  • prendre connaissance de l’ensemble des responsabilités et fonctions du personnel
  • vous préparer aux réunions du conseil (c. à d., prendre connaissance des questions à l’ordre du jour, vous informer auprès du personnel de l’historique et du contexte de ces questions, et vous renseigner sur la situation et les préoccupations de votre électorat)

Le personnel municipal peut quant à lui :

  • Distribuer des ordres du jour bien organisés, avec documentation à l’appui.
  • Fournir aux membres du conseil, en temps utile, assez d’information et d’analyses pour lui faciliter la prise de décisions.
  • Aviser le conseil des modifications apportées à la législation et aux programmes.
  • Donner son avis sur les questions de principe, donc les politiques (et notamment signaler les solutions envisageables et préconisées), en cerner les coûts et les avantages pour la collectivité sur le plan financier et social.
  • Signaler immédiatement au conseil toute répercussion inattendue de ses décisions de principe.

L’éducation permanente s’avère de plus en plus importante pour le personnel municipal et les membres du conseil. C’est pourquoi bon nombre de municipalités ont adopté une politique détaillée relative à la formation et au perfectionnement de leur personnel. Des possibilités de formation, de perfectionnement et de réseautage peuvent prendre plusieurs formes, telles que :

  • cours offerts par des collèges ou des universités
  • réunions, conférences ou colloques organisés par des associations professionnelles
  • livres et périodiques traitant de l’administration municipale
  • séances d’information, conférences ou ateliers mis sur pied par le ministère des Affaires municipales et du Logement, l’Association des municipalités de l’Ontario (AMO), l’Association des secrétaires et trésoriers municipaux de l’Ontario (ASTMO), l’Ontario Municipal Management Institute (OMMI), l’Association des officiers en bâtiments de l’Ontario (OBOAO) et d’autres organisations municipales bien connues (consultez plus loin la liste des sites Web dans la section intitulée Sites Web – Organismes municipaux)