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Avis de confidentialité

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La protection de vos renseignements personnels nous importe vraiment

Les ministres et les organismes gouvernementaux de l’Ontario sont responsables de l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée. La loi exige que les institutions gouvernementales protègent les renseignements personnels en leur possession.

L’Unité de l’application des mesures législatives en matière de logement locatif (« L’Unité ») du ministère du Logement a mis en place des mesures de protection afin d’assurer que les renseignements que vous lui fournissez sont protégés contre toute divulgation non autorisée.

Les renseignements personnels que nous recueillons

L’Unité recueille des renseignements personnels auprès des locateurs, des locataires et, dans certains cas, de leurs mandataires et d’autres parties. Ses agents de l’application des mesures locatives sont chargés de recueillir par téléphone tous les renseignements pertinents des plaignants et des contrevenants présumés. Au cours de ces conversations, ils prennent des notes détaillées pour documenter ce qu’ils ont compris de la situation et intervenir en vue d’obtenir des parties qu’elles se conforment à la Loi de 2006 sur la location à usage d’habitation (LLUH).

Lorsque les efforts de conformité avec la LLUH échouent, le dossier est transmis à un enquêteur de l’Unité. Les enquêteurs ont le pouvoir nécessaire pour recueillir toute preuve jugée appropriée concernant les affaires pouvant aboutir en une poursuite devant la Cour de justice de l’Ontario.

L’Unité et la Commission de la location immobilière (Commission)

La Commission de la location immobilière (« la Commission ») est un organisme distinct du ministère du Logement et de l’Unité. Souvent, les parties impliquées dans une affaire signalée à l’Unité ont déjà présenté des requêtes auprès de la Commission. Les renseignements consignés dans les requêtes présentées à la Commission et les ordonnances se révèlent parfois utiles pour les activités de conformité et d’enquête. Si c’est le cas, les agents de l’application des mesures locatives doivent obtenir le consentement des parties pour avoir accès à ces renseignements pertinents contenus dans les dossiers de la Commission. Néanmoins, les enquêteurs de l’Unité qui mènent des enquêtes pour des fins de conformité sont autorisés, aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, à voir les renseignements contenus dans les dossiers de la Commission sans avoir à obtenir le consentement préalable des parties.

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Les agents de l’application des mesures locatives recueillent habituellement les renseignements par téléphone et prennent des notes détaillées sur la teneur de ces conversations. Parfois, pour faciliter la collecte des renseignements, les plaignants et les contrevenants présumés font parvenir des documents au personnel de l’Unité.

Les enquêteurs ont recours à diverses méthodes pour recueillir des renseignements, y compris l’interrogation de témoins et la collecte de documents provenant de différents organismes.

Pourquoi recueillons-nous les renseignements personnels?

Il est indispensable que le personnel de l’Unité recueille suffisamment de renseignements pour être en mesure de conclure s’il s’agit bien d’une infraction à la LLUH et de recommander des options, en connaissance de cause, aux locateurs ou locataires pour s’assurer du respect de la loi.

Consentir à partager ses renseignements personnels

Notre capacité à échanger des renseignements avec les parties impliquées dans une plainte est essentielle au processus d’intervention. Les agents de l’application des mesures locatives doivent obtenir le consentement verbal du plaignant pour téléphoner au contrevenant présumé et discuter des questions soulevées. Les agents de l’application des mesures locatives ne communiquent que les renseignements directement pertinents à la résolution de l’affaire.

Considérations liées aux renseignements personnels

Les parties donnent leur consentement verbal au personnel de l’Unité de communiquer les renseignements les concernant, y compris leurs renseignements personnels. Cependant, l’Unité impose certaines limites sur la communication des renseignements personnels qui sont notées ci-après sous la rubrique Exceptions concernant la communication de renseignements personnels.

Généralement, comme le plaignant et le contrevenant présumé se connaissent, les renseignements identificateurs les concernant sont communiqués. Ces renseignements incluent notamment les suivants :

  • le nom de chaque plaignant;
  • le nom de chaque contrevenant présumé;
  • l’adresse du logement locatif où l’infraction alléguée a eu lieu;
  • les coordonnées d’affaires du locateur, y compris son adresse et ses numéros de téléphone et de télécopieur.

Exceptions concernant la communication de renseignements personnels

Il arrive parfois, au cours d’une conversation, que le plaignant dévoile des renseignements personnels au personnel de l’Unité. Le personnel est formé pour respecter la confidentialité des renseignements personnels qui n’ont aucun lien avec le litige en cause. Ces renseignements comprennent notamment :

  • tout détail personnel sur la vie des parties qui n’a aucun lien avec le litige en cause;
  • tout renseignement personnel sur la santé;
  • tout renseignement personnel sur des tiers n’ayant aucun lien avec le litige en cause;
  • l’adresse et les coordonnées des locataires, autres que celles du lieu où l’infraction alléguée a eu lieu;
  • l’adresse et les coordonnées des locateurs, autres que les coordonnées d’affaires.

Les appels téléphoniques sont surveillés afin d’assurer que la confidentialité des renseignements personnels de cette nature est respectée dans la pratique et de façon permanente. En outre, le personnel reçoit périodiquement une formation en matière de protection des renseignements personnels.

À l’exception des parties à la plainte, nous ne communiquons aucun renseignement recueilli à qui que ce soit en dehors de l’Unité. Toutefois, lorsqu’une poursuite est intentée, les renseignements qui seront utilisés à titre de preuve devant le tribunal devront être divulgués au contrevenant présumé par l’avocat du ministère ou par l’avocat de la partie poursuivante.

Comment protégeons-nous les renseignements personnels?

Les renseignements personnels recueillis par l’Unité restent consignés au sein de l’Unité et de ses systèmes d’information. Ces renseignements sont assujettis aux mesures de conservation des dossiers, d’archivage et de destruction prévues par les lignes directives et politiques relatives à la gestion des documents et aux dossiers de la fonction publique de l’Ontario (« Ontario Public Service Records and Document Management Policies and Guidelines »).

Les systèmes d’information de l’Unité sont protégés par des mots de passe et ne sont accessibles qu’au personnel de l’Unité et aux professionnels de la technologie de l’information qui sont chargés de leur mise à jour périodique. 

L’accès à vos renseignements personnels

Si vous avez un dossier à l’Unité, vous pouvez y accéder en en faisant la demande auprès de la coordonnatrice de l’accès à l’information du ministère. Toutefois vos ne pouvez avoir accès à ces renseignements qu’une fois les activités de conformité et d’enquête terminées et l’affaire classée.

Des droits de 5 $ sont exigés pour une demande d’accès à l’information, payables par chèque ou mandat-poste à l’ordre du « ministre des Finances ».

La personne-ressource du ministère pour ce qui concerne l’accès à l’information et la protection de la vie privée est :

La Conseillère principale en information et en protection de la vie privée
Ministère du logement
Unité des services généraux
Direction des services généraux
777, rue Bay, 17ème étage
Toronto ON M5G2E5
Tél : 416 585-7094