Les personnes qui visent à se faire élire à un conseil municipal ou local doivent établir des états financiers complets et exacts tout au long de leurs campagnes.
Elles doivent se servir des formules prescrites pour consigner et divulguer l’ensemble des contributions qu’elles ont recueillies et des dépenses qu’elles ont engagées.
Contributions
Les sommes d’argent versées, les biens donnés et les services fournis à une personne pour sa campagne électorale constituent des contributions.
Les sommes suivantes constituent des contributions :
- une somme exigée en contrepartie de la participation à une activité de financement;
- la différence entre la somme payée pour des biens et des services vendus lors d’une activité de financement et la valeur marchande de ces biens et services;
- la différence entre la somme payée pour des biens et des services utilisés dans la campagne électorale d’une personne et la valeur marchande de ces biens et services;
- tout solde impayé mais garanti à l’égard d’un prêt pour le compte de la campagne électorale.
Biens et services dont le don ne constitue pas une contribution
Les dons des biens et services ci‑après ne sont pas considérés des contributions :
- la valeur des services fournis volontairement par une main-d’œuvre bénévole;
- la valeur des services fournis volontairement par une ou un employé sans que sa rémunération ne soit majorée;
- une somme de 10 $ ou moins donnée lors d’une activité de financement,
- la valeur de la publicité politique fournie gratuitement en conformité avec l’article 2 de la Loi sur la radiodiffusion (Canada) si celle-ci est fournie de façon égale à l’ensemble des candidates et candidats;
- le montant d’un prêt pour le compte de la campagne électorale obtenu par la candidate ou le candidat, ou encore par son conjoint ou sa conjointe.
Moment des contributions
Les contributions peuvent être sollicitées ou acceptées au nom d’une personne qui cherche à se faire à un conseil municipal ou local, après sa déclaration de candidature et durant la période de sa campagne électorale seulement. Les contributions recueillies en-dehors de la période de la campagne qui ne peuvent pas être remboursées à leurs donatrices ou donateurs, de même que les contributions anonymes, sont obligatoirement versées à la secrétaire ou au secrétaire.
Les candidates et candidats doivent faire des efforts raisonnables pour s’assurer qu’une donatrice ou un donateur a le droit de faire une contribution à leur campagne.
Divulgation des contributions
Chaque candidate et candidat doit divulguer les contributions faites à sa campagne électorale en remplissant et en déposant auprès de la secrétaire ou du secrétaire la formule prescrite, faisant état :
- du montant total des fonds recueillis lors des activités organisées pour le financement de leur campagne, par exemple des dîners, des soirées dansantes ou des réceptions en plein air;
- du nom et de l’adresse de chaque donatrice ou donateur dont la valeur totale des dons, y compris la valeur de ses éventuels dons sous forme de biens ou de services, dépasse 100 $.
Donatrices et donateurs admissibles
Les donatrices et donateurs admissibles sont :
- les particuliers résidant en Ontario;
- les personnes morales qui exercent des activités en Ontario;
- les syndicats qui sont titulaires de droits de négociation pour le compte d’employés en Ontario;
- une candidate ou un candidat et son conjoint ou sa conjointe.
Plafond des contributions
Le montant total des contributions en argent, en biens ou en services d’un particulier, d’une personne morale ou d’un syndicat en faveur d’une même personne candidate à une élection ne doit pas dépasser 750 $, quel que soit le nombre de postes auxquels la personne s’est déclarée candidate pendant la période électorale. Ce plafond s’applique aussi bien à un don important qu’au total de plusieurs dons en argent, en biens ou en services de moindre importance provenant d’une même donatrice ou d’un même donateur ou de personnes morales associées les unes aux autres.
Le plafond des contributions en faveur d’un candidat ou d’une candidate au poste de maire de Toronto est de 2 500 $. À part cela, les règles applicables aux contributions en faveur d’une personne candidate au poste de maire sont les mêmes que celles qui s’appliquent pour les contributions en faveur des autres candidates et candidats.
Fonds propres des donatrices ou donateurs
Une candidate ou un candidat peut contribuer au financement de sa propre campagne, que sa résidence permanente soit en Ontario ou non.
Il n’y a pas de limite à ce qu’une candidate ou un candidat peut contribuer à sa propre campagne ni aux contributions que son conjoint ou sa conjointe peut faire en sa faveur, mais l’argent que les candidates et candidats ou leurs conjoints et conjointes versent, de même que les biens ou services qu’ils ou elles peuvent fournir, n’en sont pas moins des contributions, dont les candidates et candidats doivent rendre compte et pour lesquelles il leur faut délivrer un récépissé.
La candidate ou le candidat qui a contribué à sa propre campagne peut, si sa campagne se solde par un excédent, se rembourser le montant de ses propres contributions.
Donatrices et donateurs inadmissibles
Les personnes et entités suivantes n’ont pas le droit de contribuer à la campagne d’une candidate ou d’un candidat à une élection municipale :
- un parti politique fédéral, une association de circonscription fédérale ou encore une candidate ou un candidat inscrit à une élection fédérale;
- un parti politique provincial, une association de circonscription provinciale, les candidats ou les candidats à une élection provinciale et les candidates ou candidats à la direction d’un parti provincial;
- le gouvernement fédéral ou provincial, une municipalité ou un conseil local.
Récépissés des contributions
Avant de délivrer un récépissé pour une contribution faite par chèque, la candidate ou le candidat doit s’assurer de pouvoir encaisser le chèque à la banque et, si le chèque provient :
- d’un particulier, vérifier que la personne en question réside normalement en Ontario;
- d’une entreprise à propriétaire unique, prendre l’habitude de déterminer le nom de ce propriétaire et de délivrer le récépissé à ce nom, plutôt qu’au nom de l’entreprise;
- d’une personne morale, vérifier qu’elle exerce des activités en Ontario;
- d’un syndicat, y compris un conseil du travail central, régional ou de district, vérifier que le syndicat est titulaire de droits de négociation pour le compte d’employés en Ontario;
- d’un particulier, d’une personne morale ou d’un syndicat, veiller à délivrer le récépissé au nom de ce particulier, de cette personne morale ou de ce syndicat.
Remboursement de contributions
La candidate ou le candidat qui apprend qu’une contribution a été versée ou reçue en contravention avec Loi la rembourse aussitôt que possible à sa donatrice ou à son donateur.
Les contributions devraient être remboursées à leurs donatrices ou donateurs ou encore versées à la secrétaire ou au secrétaire si :
- elles ont été faites en dehors de la période de campagne électorale de la candidate ou du candidat;
- elles proviennent d’une source anonyme (exception faite des fonds recueillis lors d’une quête);
- elles proviennent de sources inadmissibles (p. ex., de particuliers qui ne résident pas normalement en Ontario);
- elles dépassent le plafond de 750 $;
- il s’agit de contributions en espèces de plus de 25 $;
- elles proviennent de fonds qui n’appartiennent pas à la donatrice ou au donateur.
Conseils pratiques
- Vu qu’il est impossible de déterminer à l’avance si les contributions totales d’une même source dépasseront le plafond de 750 $, la candidate ou le candidat a intérêt à enregistrer le montant de chaque contribution avec le nom et l’adresse de sa donatrice ou de son donateur.
- Si une contribution est reçue sous forme d’un chèque tiré sur un compte joint, le récépissé doit être délivré uniquement au nom de la personne qui a signé le chèque. Si deux personnes ont signé un chèque tiré sur un compte joint, la candidate ou le candidat doit déterminer laquelle des deux a fait la contribution et délivrer le récépissé au nom de cette personne.
- Les contributions reçues:
- soit après la fin de la période de campagne, mais dans une enveloppe portant une marque postale antérieure à la fin de cette période,
- soit le dernier jour de la période de campagne, et qui ne peuvent plus être déposées ce jour-là parce que l’institution financière où se trouve le compte de la campagne est fermée,
devraient être consignées dans les registres comptables comme sommes non déposées le dernier jour de la campagne et des récépissés délivrés à cette date. Ces sommes devraient être déposées le premier jour auquel l’institution financière est ouverte au public. S’il est nécessaire de délivrer un récépissé de remplacement, inscrivez le mot « Remplace » sur le nouveau récépissé, suivi du numéro du récépissé original. Veillez à ce que tous les détails inscrits sur le récépissé de remplacement correspondent bien à ceux qui figuraient sur le récépissé original.
-
Pour faciliter la vérification des registres comptables, veillez à conserver des doubles des bordereaux de tous vos dépôts bancaires, indiquant les noms des donatrices et donateurs dont proviennent les chèques, les mandats et les paiements par carte de crédit versés au compte de votre campagne.
- Une contribution pour laquelle un récépissé officiel a été délivré ne devrait être remboursée que sur remise de ce récépissé par la donatrice ou le donateur.
Foire aux questions
Quelles sont les règles applicables aux contributions en espèces?
Seules les contributions de 25 $ ou moins sont acceptables en espèces; les contributions de plus de 25 $ doivent être faites par chèque, mandat ou carte de crédit.
Qu’est-ce qui constitue une contribution sous forme de biens et de services?
Tous les biens donnés et les services fournis à une personne pour sa campagne électorale constituent des contributions et devraient faire l’objet d’une facture établie par leur donatrice ou leur donateur. La candidate ou le candidat doit enregistrer la valeur de ces biens et services comme s’il s’agissait d’une contribution en argent.
La fournisseure ou le fournisseur qui s’est entendu avec la candidate ou le candidat sur la valeur d’un bien ou d’un service et sur le fait qu’une partie de cette somme constituera une contribution devrait établir une facture faisant apparaître la valeur totale du bien ou du service et, séparément, la somme qui représente sa contribution à la campagne électorale.
Si une fournisseure ou un fournisseur vend des biens ou des services à une candidate ou à un candidat en échange d’une somme inférieure à leur valeur marchande, la différence entre cette somme et la valeur marchande représente la contribution.
Si une fournisseure ou un fournisseur fournit des biens ou des services sans recevoir ou accepter de paiement, la somme impayée constitue une contribution et doit faire l’objet d’un récépissé.
Qui peut accepter les contributions à une campagne?
Seuls les candidates ou candidats et les personnes qu’elles ou ils autorisent peuvent accepter des contributions à une campagne. Les contributions ne sont par ailleurs acceptables qu’à condition d’être effectuées pendant la période de la campagne par une personne ou une entité ayant le droit de faire une contribution.
Comment faut-il traiter les contributions anonymes?
Les contributions anonymes ne sont pas acceptables. Elles doivent être versées à la secrétaire ou au secrétaire et sont ajoutées au fonds d’administration générale de la municipalité.
Il n’est fait exception à cette règle que pour les fonds recueillis lors d’une quête pour le compte de la candidate ou du candidat, autrement dit lorsqu’il est décidé de « passer le chapeau » lors d’une activité de financement. Les contributions faites dans de telles circonstances ne doivent pas dépasser 10 $ et la candidate ou le candidat doit rendre compte du montant total recueilli de cette manière sur son état de divulgation financière.
Quelle est la peine prévue en cas d’infraction à ces règles?
Une personne reconnue coupable d’une infraction aux règles régissant les contributions est passible, sur déclaration de culpabilité, d’une amende pouvant atteindre 5 000 $.
Activités de financement
On qualifie d’activité de financement tout événement destiné à recueillir des fonds pour la campagne électorale d’une personne. Ces activités peuvent inclure des dîners, des soirées dansantes, des réceptions en plein air, etc. assortis de droits d’admission, de même que des ventes aux enchères, des ventes de macarons ou autres insignes, etc. ouvertes à tous.
Les activités de financement ne peuvent être tenues que pour le compte d’une personne qui est candidate et uniquement pendant sa période de campagne électorale. La candidate ou le candidat doit enregistrer le montant du revenu brut provenant d’une activité de financement (recueilli sous forme de droits d’admission ou autrement) et les dépenses engagées pour chaque activité, puis en rendre compte sur son état de divulgation financière.
Les droits d’admission à une activité de financement constituent une contribution à la campagne de la candidate ou du candidat, qui doit délivrer un récépissé pour le montant total des droits payés.
Exemple
Si un billet d’admission à un dîner organisé pour financer sa campagne coût 50 $, la candidate ou le candidat doit délivrer un récépissé pour 50 $ et enregistrer une contribution du même montant, quels que soient les coûts liés à la préparation et à l’organisation du dîner. Si le prix d’admission dépasse 100 $, l’état de divulgation financière que la candidate ou le candidat déposera auprès de la secrétaire ou du secrétaire devra inclure le nom et l’adresse de la personne qui l’a payé, autrement dit qui a fait la contribution. Dès que les droits d’admission à un événement dépassent 25 $, ils doivent être réglés par chèque, par mandat ou par carte de crédit. |
Toute somme payée durant une activité de financement pour l’achat de biens ou de services vendus à un prix supérieur à leur juste valeur marchande est considérée une contribution.
Dépenses
La Loi contient une série de dispositions qui énoncent des exigences concernant le traitement des dépenses, avec lesquelles chaque candidate ou candidat a intérêt à se familiariser.
Les frais engagés par une personne, ou en son nom, au titre de biens ou de services qui seront utilisés pour sa campagne électorale constituent des dépenses.
Il existe deux types de dépenses, celles qui sont plafonnées et celles qui ne le sont pas.
Une personne ne peut engager des dépenses aux fins de sa campagne électorale que suite à sa déclaration de candidature.
Toute dépense électorale doit être faite par chèque tiré sur le compte de la campagne, en échange d’un récépissé détaillant les biens ou services achetés et confirmant le paiement effectué.
Bien que les sommes que les candidates ou candidats peuvent dépenser soient soumises à un plafond général, toutes les dépenses ne sont pas plafonnées.
Les candidates et candidats doivent rendre compte de toutes leurs dépenses sur l’état de divulgation financière déposé auprès de la secrétaire ou du secrétaire.
Plafonnement des dépenses
Les dépenses suivantes ne sont pas plafonnées :
- les frais de comptabilité et de vérification;
- les intérêts sur les prêts;
- les dépenses légitimes engagées pour des activités de financement;
- les dépenses engagées pour des célébrations et d’autres marques de reconnaissance après la clôture du scrutin;
- les dépenses liées aux instances relatives à une élection contestée;
- les dépenses liées à un nouveau dépouillement du scrutin;
- les droits pour le dépôt d’une déclaration de candidature.
Date limite pour les demandes de paiement des dépenses
La période de la campagne électorale s’achèvera le mardi 2 janvier 2007. Les candidates et candidats devraient demander à leurs fournisseurs ou fournisseuses de leur soumettre une facture pour leurs biens ou services avant cette date.
Inventaire de la campagne
Les dépenses électorales incluent la valeur des biens provenant d’une élection précédente qu’une candidate ou un candidat a conservés et qui sont utilisés dans une nouvelle période de campagne, le cas échéant.
La candidate ou le candidat qui s’est présenté à une élection antérieure devrait inclure dans l’inventaire d’ouverture de sa campagne l’ensemble des biens qu’elle ou il a conservés de sa précédente campagne, même si ces biens n’avaient pas été inclus dans l’inventaire de clôture de celle‑ci.
La valeur attribuée aux biens provenant d’une élection précédente devrait être leur valeur de remplacement. La candidate ou le candidat doit en tout état de cause s’assurer de disposer de justificatifs de la valeur attribuée à l’ensemble des biens inclus dans l’inventaire d’ouverture de sa campagne.
Les biens réutilisables restant à la fin d’une campagne deviennent la propriété de la candidate ou du candidat, qui doit leur attribuer une valeur et les inclure dans son inventaire de clôture sur son état de divulgation financière. L’inventaire de clôture sur l’état de divulgation financière ne doit toutefois pas tenir compte de la valeur de biens qui ne sont pas réutilisables, p. ex., en raison de la présence de dates liées à la campagne qui s’achève. La valeur de l’inventaire de biens restant à la fin de la campagne ne doit pas être déduite des dépenses électorales.
Conseils pratiques
La candidate ou le candidat devrait établir quels biens réutilisables il lui reste à la fin de sa campagne, attribuer une valeur à chacun de ces biens, puis dresser la liste de ces biens et de leur valeur, et ce comme suit :
- si les biens faisaient partie de l’inventaire d’ouverture de la campagne, la valeur qui leur a été attribuée à ce moment-là;
- si les biens ont été acquis durant la campagne, la valeur qui leur a été attribuée sur la facture correspondante.
Foire aux questions
Qui peut engager des dépenses électorales?
Seuls les candidates ou candidats ou des personnes que ces derniers ont autorisées à cet effet peuvent engager des dépenses électorales, et ce uniquement pendant la période de la campagne électorale.
Qu’est-ce qui constitue une dépense électorale?
Toute dépense faite pour l’acquisition de biens ou de services aux fins d’une campagne électorale constitue une dépense électorale.
Les dépenses électorales incluent la valeur de remplacement des biens faisant partie de l’inventaire d’ouverture de la campagne, de même que la valeur de biens ou services contribués à la campagne électorale et qui seront utilisés en totalité ou en partie durant celle‑ci. Lorsqu’une candidate ou un candidat reçoit une contribution sous forme de bien ou de service, sa campagne est réputée avoir engagé une dépense d’une valeur équivalente à celle de ce bien ou service.
Les « biens faisant partie de l’inventaire d’ouverture » sont les biens que la candidate ou le candidat a conservés à l’issue d’une élection antérieure et qu’elle ou il utilise aux fins de l’élection en cours.
Plafonds de dépenses
Les dépenses qu’une personne peut engager pendant sa période de campagne électorale sont soumises à un plafond. Ce plafond est calculé suivant une formule qui reflète le nombre d’électrices et d’électeurs dans la localité ou le quartier où la candidate ou le candidat cherche à se faire élire. Le plafond de dépenses varie suivant qu’une personne cherche à obtenir un poste de membre d’un conseil municipal ou local ou encore de présidente ou de président d’un conseil municipal.
Le ou la secrétaire avise chaque candidate et candidat du plafond de ses dépenses électorales au plus tard le 10 octobre 2006.
Une candidate ou un candidat pourra se servir soit du plafond de dépenses établi pour le poste qui l’intéresse lors de la dernière élection, soit de la liste électorale (disponible auprès de la secrétaire ou du secrétaire début septembre) pour se faire une idée approximative de son plafond de dépenses avant d’en être officiellement avisé par le ou la secrétaire.
Formule de calcul du plafond de dépenses :
- Présidente ou président d’un conseil municipal
- 7 500 $, plus 0,70 $ par électrice ou électeur admissible
- Membre d’un conseil municipal ou local
- 5 000 $, plus 0,70 $ par électrice ou électeur admissible
Si une personne cherche à se faire élire dans une municipalité où l’élection est tenue par quartier, le nombre d’électrices ou d’électeurs dans son quartier sera retenu aux fins de la formule de calcul de son plafond de dépenses.
États financiers et divulgation
Chaque candidate ou candidat est responsable du dépôt en temps voulu d’un état financier complet et exact.
Le ou la secrétaire avise les candidates et candidats au moins 30 jours avant le lundi 2 avril 2007, date limite de dépôt des documents financiers, de toutes les exigences prescrites par la Loi auxquelles ils ou elles doivent satisfaire à cet égard.
NOTE : Le ou la secrétaire n’est pas tenu de donner d’avis additionnel pour chaque date de dépôt supplémentaire.
Toutes les personnes ayant fait l’objet d’une déclaration de candidature, y compris celles qui ne sont pas élues, celles qui ont retiré leur déclaration de candidature et celles dont la candidature a été rejetée par le ou la secrétaire doivent divulguer les contributions faites à leur campagne et rendre compte de leurs dépenses électorales engagées jusqu’au mardi 2 janvier 2007 en respectant les règles suivantes :
- chaque candidate ou candidat doit déposer un état financier détaillé.
- les candidates ou candidats ayant recueilli des contributions et engagé au total des dépenses dépassant 10 000 $ doivent faire vérifier leur état financier avant de le déposer auprès de la secrétaire ou du secrétaire.
Le total des dépenses engagées dans le cadre d’une campagne doit être déclaré sur l’état financier, aussi bien les dépenses soumises à un plafond que les dépenses non plafonnées.
Le lundi 2 avril 2007 à 17 heures est la date limite de dépôt des états financiers, qui doivent inclure l’ensemble des contributions et des dépenses recueillies ou engagées jusqu’au mardi 2 janvier 2007. Les candidates et candidats doivent conserver tous les documents liés à leur campagne électorale pendant la durée de leur mandat, y compris une copie des documents financiers déposés auprès de la secrétaire ou du secrétaire.
États financiers distincts
Une candidate ou un candidat doit déposer un état financier distinct pour chaque poste à l’égard duquel il ou elle a fait l’objet d’une déclaration de candidature dans le cadre de l’élection. Toutefois, si tous les postes en question sont des postes au sein d’un même conseil municipal ou local pour lesquels l’élection est tenue au scrutin général, donc avec la participation de l’ensemble des électrices et des électeurs de la municipalité, les campagnes correspondantes sont considérées n’être qu’une seule et même campagne. La date limite de dépôt des états financiers est le lundi 2 avril 2007.
Prolongement de la période de campagne électorale
La période de campagne électorale prend officiellement fin le mardi 2 janvier 2007. Une candidate ou un candidat peut toutefois prolonger la période de sa campagne en vue d’éliminer un déficit. La candidate ou le candidat qui souhaite prolonger sa période de campagne doit en aviser le ou la secrétaire à l’aide de la formule 6, au plus tard le mardi 2 janvier 2007.
Le ou la candidate dont la campagne est prolongée au‑delà du mardi 2 janvier 2007, mais prend fin avant le mardi 3 juillet 2007, doit déposer un état financier additionnel au plus tard le mercredi 4 septembre 2007.
Le ou la candidate dont la campagne est prolongée au‑delà du mardi 3 juillet 2007 doit déposer un premier état financier additionnel au plus tard le mercredi 4 septembre 2007 et un second état financier additionnel au plus tard le vendredi 29 février 2008.
NOTE : Aucun prolongement de la période de campagne n’est possible au‑delà du lundi 31 décembre 2007.
États financiers additionnels
L’état financier ou le rapport du vérificateur supplémentaires doit contenir :
- tous les renseignements qui figurent dans l’état ou le rapport initial;
- tous les renseignements qui figurent dans tout état ou rapport supplémentaire précédent, mis à jour pour refléter les changements survenus dans le financement de la campagne électorale de la candidate ou du candidat pendant la période de déclaration supplémentaire.
Dépôt des états financiers
Les candidates et candidats doivent déposer leurs états financiers auprès de la secrétaire ou du secrétaire et ces états sont des documents publics. Le ou la secrétaire doit les conserver jusqu’à ce que les membres du nouveau conseil municipal ou local élus à l’élection ordinaire suivante entrent en fonction.
Ces documents peuvent être examinés sur demande à la secrétaire ou au secrétaire, au bureau du secrétariat, pendant ses heures d’ouverture habituelles. Quiconque examine des documents a le droit d’en tirer des extraits et, moyennant le paiement de droits que fixe le ou la secrétaire, d’obtenir des copies de ces documents. L’utilisation des renseignements ainsi obtenus n’est autorisée qu’à des fins liées à une élection.
Excédent ou déficit
Si son état financier indique un excédent supérieur à 500 $, la candidate ou le candidat verse la totalité de l’excédent à la secrétaire ou au secrétaire qui était responsable de l’élection. La candidate ou le candidat peut toutefois conserver tout excédent inférieur ou égal à 500 $.
Avant de verser un éventuel excédent à la secrétaire ou au secrétaire, la candidate ou le candidat peut rembourser à son profit ou à celui de son conjoint ou de sa conjointe leurs propres contributions à sa campagne. Ce remboursement sera égal soit au montant des contributions pertinentes, soit au montant de l’excédent, selon celui des deux qui est le moindre.
Fonds en fiducie
Le ou la secrétaire doit détenir l’excédent de la campagne d’une candidate ou d’un candidat en fiducie et le lui remettre si, lors d’une prochaine élection, la personne est déclarée candidate à un poste au sein du même conseil municipal ou du même conseil local que celui à l’égard duquel l’excédent a été créé. Si la personne ne cherche pas à se faire réélire, les sommes détenues en fiducie deviennent la propriété de la municipalité ou du conseil local.
Dès le moment où une déclaration de candidature est déposée à son nom lors d’une prochaine élection, la candidate ou le candidat peut demander à la secrétaire ou au secrétaire, par écrit, de lui remettre l’excédent de sa précédente campagne. Les sommes versées à la candidate ou au candidat incluront l’intérêt gagné sur l’excédent qui était détenu en fiducie. Le ou la secrétaire verse les sommes en question dans le compte bancaire de la campagne de la candidate ou du candidat, qui les enregistre dans les documents financiers de sa campagne comme étant un revenu. La candidate ou le candidat ne peut se servir des sommes que le ou la secrétaire lui remet de la sorte qu’à des fins électorales.
Une municipalité qui a, par règlement municipal, prévu le versement de remises de contributions aux personnes ou entités qui contribuent à une élection municipale peut adopter un règlement municipal à l’effet que la totalité des excédents des candidates ou candidats soit versée à son fonds d’administration générale.
Calcul de l’excédent ou du déficit
Le calcul permettant d’établir si une campagne indique un excédent ou un déficit est le suivant :
- établir l’excédent (ou le déficit) du revenu par rapport aux dépenses;
- déduire de ce montant le déficit de l’élection précédente, si la candidate ou le candidat s’y est présenté et si c’était pour obtenir un poste au sein du même conseil;
- le résultat représente l’excédent (ou le déficit) de la campagne.
Tenue des registres comptables
La candidate ou le candidat devrait utiliser des registres comptables qui lui permettent de satisfaire aux exigences de la Loi de 1996 sur les élections municipales et à ses propres besoins.
Il lui est à cet égard recommandé de prendre conseil auprès d’une vérificatrice ou d’un vérificateur. La candidate ou le candidat pourra ainsi s’assurer que les méthodes comptables qu’il ou elle retiendra sont satisfaisantes et qu’elles permettront la vérification de ses registres et documents au moindre coût.
La candidate ou le candidat doit conserver ses registres comptables pendant au moins trois ans et jusqu’à temps que les membres du nouveau conseil municipal ou local élus à l’élection ordinaire suivante entrent en fonction.
Les registres doivent inclure toutes les sommes reçues et dépensées, et les règles suivantes devraient être respectées :
- l’institution financière où se situe le compte de la campagne devrait délivrer des relevés mensuels pour le compte, accompagnés des chèques encaissés;
- des bordereaux doubles devraient être établis pour chaque dépôt bancaire, indiquant les noms des donatrices et donateurs et le montant de chacune de leurs contributions;
- tous les paiements effectués relativement à la campagne sont prélevés sur le compte de la campagne;
- toutes les factures des fournisseurs et tous les autres justificatifs des dépenses sont conservés;
- un fonds de caisse est maintenu pour le règlement des menues dépenses et des factures sont exigées à l’appui de tous les paiements effectués à partir de ce fonds. Le solde du fonds de caisse additionné du montant total des factures doit à tout moment correspondre à la somme versée dans le fonds de caisse au départ. Le fonds de caisse peut être alimenté de temps à autre à l’aide d’un chèque tiré sur le compte de la campagne d’un montant équivalent au montant total des factures;
- toutes les sommes recueillies pour le financement de la campagne devraient être versées intactes au compte de la campagne. Si une contribution est inacceptable pour quelque raison que ce soit, la contribution devrait si possible être remboursée à sa donatrice ou à son donateur avant d’être déposée. Les contributions en espèces non déposées ne devraient pas servir à régler des dettes ou des achats.
Vérifications
Aux fins d’une vérification, la candidate ou le candidat doit conserver :
- tous les bordereaux de dépôt, comportant les noms des donatrices ou donateurs;
- un registre de toutes les contributions faites à sa campagne sous forme de biens et de services, avec leur juste valeur marchande;
- une liste des noms et adresses de l’ensemble des donatrices et donateurs, qu’il s’agisse de particuliers, de personnes morales ou de syndicats, ainsi que des montants de leurs contributions respectives;
- un registre de toutes les contributions remboursées et des contributions anonymes reversées à la secrétaire ou au secrétaire;
- les chèques encaissés et les relevés bancaires;
- les talons de chèques sur lesquels sont inscrits tous les détails relatifs aux paiements effectués;
- les factures, les bordereaux du fonds de caisse et tout autre justificatif des paiements effectués, de même que des contributions acceptées sous forme de biens et de services.
En plus des registres des sommes d’argent reçues et dépensées, la candidate ou le candidat devrait enregistrer :
- les dépenses engagées mais non payées (comptes créditeurs);
- les sommes payables à la campagne à la fin de la période de campagne (comptes débiteurs);
- les intérêts gagnés mais non encore encaissés sur des dépôts ou d’autres placements;
- les dépenses encourues en raison de contributions sous forme de biens et de services;
- les contributions reçues mais pas encore déposées lorsque la campagne prend fin, de même que les contributions reçues par la poste après la fin de la période de campagne, mais dans une enveloppe portant une marque postale antérieure.
Nomination d’une vérificatrice ou d’un vérificateur
Une candidate ou un candidat ayant recueilli des contributions et engagé au total des dépenses dépassant 10 000 $ doit nommer une vérificatrice ou un vérificateur. Seules les personnes titulaires d’un permis délivré aux termes de la Loi de 2004 sur l’expertise comptable peuvent être nommées au poste de vérificateur.
La vérificatrice ou le vérificateur doit examiner l’état financier de la candidate ou du candidat et indiquer dans un rapport si cet état financier reflète bien les données qui figurent dans les registres comptables sur lesquels il est basé.
Responsabilités des candidates et candidats – Liste de vérification
Chaque candidate et candidat doit faire ce qui suit :
- ouvrir auprès d’une institution financière, au nom de sa campagne électorale, un compte distinct exclusivement réservé aux fins de la campagne;
- déposer toutes les contributions, intactes, dans le compte de la campagne, y compris ses propres contributions et celles de son conjoint ou de sa conjointe, le cas échéant;
- payer toutes les dépenses liées à la campagne à partir du compte de la campagne (exception faite des droits de dépôt de la déclaration de candidature, vu que le compte de la campagne ne peut pas être utilisé avant la déclaration);
- attribuer une valeur aux contributions sous forme de biens et de services et enregistrer cette valeur;
- délivrer des récépissés pour toutes les contributions reçues et obtenir des récépissés pour toutes les dépenses engagées;
- tenir un dossier concernant :
- les récépissés délivrés à l’égard de toutes les contributions, y compris la date d’acceptation de la contribution et la date de délivrance du récépissé;
- la valeur de chaque contribution, qu’elle ait été faite en espèces ou encore sous forme de biens ou de services;
- les noms et adresses des donatrices et donateurs;
- toutes les dépenses, y compris le récépissé pour chaque dépense;
- toute demande de paiement d’une dépense que le candidat conteste ou refuse de payer;
- le montant du revenu brut provenant d’une activité de financement et les dépenses s’y rapportant;
- les sommes recueillies lors d’une activité de financement sous forme de dons de 10 $ ou moins;
- tout prêt relatif au compte de la campagne;
- donner des directives appropriées aux personnes autorisées à engager des dépenses et à accepter ou à solliciter des contributions en son nom;
- rembourser à sa donatrice ou à son donateur toute contribution contraire à la Loi ou, si un tel remboursement est impossible, verser la contribution en question à la secrétaire ou au secrétaire;
- verser toutes les contributions anonymes à la secrétaire ou au secrétaire;
- déposer un état financier. Une municipalité peut, par règlement municipal, autoriser le dépôt électronique des documents : les candidates et candidats ont intérêt à se renseigner auprès de la secrétaire ou du secrétaire si leur municipalité a adopté un tel règlement;
- rendre compte de l’excédent (ou du déficit) de leur campagne, ainsi que des contributions remboursées à son profit ou à celui de son conjoint ou de sa conjointe à partir d’un éventuel excédent;
- dresser la liste des donatrices et donateurs, basée sur leurs noms et adresses et sur le montant de leur contribution, si la valeur de celle‑ci dépassait 100 $;
- conserver tous les registres et documents relatifs au financement de son élection pendant la durée du mandat du mandat qu’il ou elle brigue et jusqu’à temps que les membres du nouveau conseil élus à l’élection ordinaire suivante entrent en fonction.
NOTE : Les récépissés sont des documents importants qu’il s’agit de ranger bien en sécurité. Les récépissés doivent porter la signature de la candidate ou du candidat, ou encore d’une personne à laquelle la candidate ou le candidat a délégué le pouvoir de signature. Il est préférable d’utiliser des récépissés en plusieurs exemplaires, dont un peut être remis à la donatrice ou au donateur et les autres conservés dans les dossiers de la candidate ou du candidat. Les récépissés devraient être numérotés en série.
Exécution de la Loi et peines
Exécution de la Loi
Candidates et candidats
Membres élus d’un conseil
Les membres élus d’un conseil qui ne déposent pas un document dans les délais prescrits sont suspendus de leur poste, sans rémunération, pendant une période pouvant atteindre 91 jours. Le ou la membre qui n’a pas fait le dépôt requis passé ce délai et qui n’a pas obtenu de prorogation du délai par les tribunaux est déchu de son poste et il lui est interdit de se présenter à la prochaine élection municipale. Le ou la membre qui fait le dépôt requis dans le délai de 91 jours peut dès ce moment-là reprendre son poste au sein du conseil.
Vérification des dépenses électorales
Toute personne qui a le droit de voter lors d’une élection peut demander au conseil municipal ou au conseil scolaire approprié (ou à leur comité délégué) une vérification de conformité de l’état financier d’une candidate ou d’un candidat. En cas de rejet de sa demande de vérification de conformité, elle peut en appeler à la Cour de justice de l’Ontario.
Peines
Personnes morales et syndicats
La personne morale ou le syndicat qui contrevient aux dispositions de la Loi de 1996 sur les élections municipales relatives au financement des campagnes électorales est passible d’une amende pouvant atteindre 25 000 $.
Particuliers
Toute personne déclarée coupable d’avoir contribué plus de 750 $ à la campagne d’une même candidate ou d’un même candidat est passible d’une amende pouvant atteindre 5 000 $.
Foire aux questions
Contributions
Quelles sont les règles applicables aux contributions en espèces?
Seules les contributions de 25 $ ou moins sont acceptables en espèces; les contributions de plus de 25 $ doivent être faites par chèque, mandat ou carte de crédit.
Qu’est-ce qui constitue une contribution sous forme de biens et de services?
Tous les biens donnés et les services fournis à une personne pour sa campagne électorale constituent des contributions et devraient faire l’objet d’une facture établie par leur donatrice ou leur donateur. La candidate ou le candidat doit enregistrer la valeur de ces biens et services comme s’il s’agissait d’une contribution en argent.
La fournisseure ou le fournisseur qui s’est entendu avec la candidate ou le candidat sur la valeur d’un bien ou d’un service et sur le fait qu’une partie de cette somme constituera une contribution devrait établir une facture faisant apparaître la valeur totale du bien ou du service et, séparément, la somme qui représente sa contribution à la campagne électorale.
Si une fournisseure ou un fournisseur vend des biens ou des services à une candidate ou à un candidat en échange d’une somme inférieure à leur valeur marchande, la différence entre cette somme et la valeur marchande représente la contribution.
Si une fournisseure ou un fournisseur fournit des biens ou des services sans recevoir ou accepter de paiement, la somme impayée constitue une contribution et doit faire l’objet d’un récépissé.
Qui peut accepter les contributions à une campagne?
Seuls les candidates ou candidats et les personnes qu’elles ou ils autorisent peuvent accepter des contributions à une campagne. Les contributions ne sont par ailleurs acceptables qu’à condition d’être effectuées pendant la période de la campagne par une personne ou une entité ayant le droit de faire une contribution.
Comment faut-il traiter les contributions anonymes?
Les contributions anonymes ne sont pas acceptables. Elles doivent être versées à la secrétaire ou au secrétaire et sont ajoutées au fonds d’administration générale de la municipalité.
Il n’est fait exception à cette règle que pour les fonds recueillis lors d’une quête pour le compte de la candidate ou du candidat, autrement dit lorsqu’il est décidé de « passer le chapeau » lors d’une activité de financement. Les contributions faites dans de telles circonstances ne doivent pas dépasser 10 $ et la candidate ou le candidat doit rendre compte du montant total recueilli de cette manière sur son état de divulgation financière.
Quelle est la peine prévue en cas d’infraction à ces règles?
Une personne reconnue coupable d’une infraction aux règles régissant les contributions est passible, sur déclaration de culpabilité, d’une amende pouvant atteindre 5 000 $.
Dépenses
Qui peut engager des dépenses électorales?
Seuls les candidates ou candidats ou des personnes que ces derniers ont autorisées à cet effet peuvent engager des dépenses électorales, et ce uniquement pendant la période de la campagne électorale.
Qu’est-ce qui constitue une dépense électorale?
Toute dépense faite pour l’acquisition de biens ou de services aux fins d’une campagne électorale constitue une dépense électorale.
Les dépenses électorales incluent la valeur de remplacement des biens faisant partie de l’inventaire d’ouverture de la campagne, de même que la valeur de biens ou services contribués à la campagne électorale et qui seront utilisés en totalité ou en partie durant celle‑ci. Lorsqu’une candidate ou un candidat reçoit une contribution sous forme de bien ou de service, sa campagne est réputée avoir engagé une dépense d’une valeur équivalente à celle de ce bien ou service.
Les « biens faisant partie de l’inventaire d’ouverture » sont les biens que la candidate ou le candidat a conservés à l’issue d’une élection antérieure et qu’elle ou il utilise aux fins de l’élection en cours.