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ORIENTATION STRATÉGIQUE

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ORIENTATION STRATÉGIQUE

La Commission s’efforce d’offrir un processus non accusatoire, rapide et économique de règlement des différends relatifs au Code du bâtiment dans le cadre d’un système d’appel simplifié et accessible. Dans l’exercice de ses fonctions, elle a acquis la réputation d’un organisme décisionnel efficace, utile et de qualité dans le secteur de la construction. La Commission se heurte néanmoins à certaines difficultés. Pour les surmonter et améliorer son fonctionnement ainsi que les services qu’elle fournit à ses clients, la Commission prévoit mettre en œuvre les initiatives qui suivent.

Délais pour la tenue des audiences

Les années précédentes, la Commission avait noté une tendance à ne pas respecter la cible qu’elle s’était fixée en ce qui concerne le délai pour la tenue d’une audience. Elle avait donc fait le suivi du nombre moyen de jours ouvrables entre la réception d’une requête et la tenue d’une audience ainsi que du nombre moyen de jours entre la réception de la confirmation du différend par l’intimé et la tenue de l’audience.

Au cours de ses trois dernières réunions plénières, la Commission a examiné le libellé de sa mesure de rendement liée aux délais d’audition. La Commission a décidé que les mesures du rendement devraient permettre d’évaluer les aspects dont elle est responsable, soit de proposer des dates d’audience, tout en faisant abstraction des facteurs qui échappent à son contrôle (comme les retards associés au renvoi des documents par les parties et à leur disponibilité).

La Commission a donc décidé que les mesures du rendement se liraient comme suit : « Proposer une date pour que l’audience ait lieu dans les 40 jours ouvrables de la réception d’une requête complète dans 85 % des cas » et « Proposer une date pour que l’audience ait lieu dans les 20 jours ouvrables de la réception de la confirmation du différend par l’intimé dans 85 % des cas ». Les parties participent au processus; pour que le Commission puisse leur offrir une date d’audience dans un certain nombre de jours ouvrables, elles doivent lui soumettre les réponses nécessaires dans le délai fixé.

La Commission note que les cibles ont été atteintes pour ces deux mesures de rendement pour l’exercice 2015-2016. La Commission a proposé une date d’audience qui était dans les 40 jours ouvrables de la réception du dossier complet de requête dans 85 % des cas et dans les 20 jours ouvrables de la réception de la confirmation du différend par l’intimé dans 88 % des cas.

En raison de problèmes de dotation en personnel, la Commission a tenu un maximum de deux audiences par jour. La Commission est maintenant en mesure de rétablir sa pratique antérieure consistant à tenir jusqu’à trois audiences dans une même journée, ce qui devrait lui permettre de maintenir un résultat positif pour cette mesure du rendement. La Commission et le personnel continueront d’analyser ces mesures du rendement et les facteurs qui peuvent influer sur les résultats.

Délai de réception de la décision écrite

La Commission communique habituellement sa décision aux parties à l’audience dans les deux à trois jours ouvrables à compter de la fin de l’audience. Néanmoins, il s’écoule en moyenne plusieurs mois avant que les parties reçoivent la décision écrite complète.

Dans son plan d’activités 2013-2016, la Commission avait jugé que ce facteur constituait un risque moyen et adopté une nouvelle mesure de rendement pour la publication de la version complète de ses décisions. Dans ses plans d’activités 2014-2017 et 2015-2018, la Commission a augmenté le niveau de risque associé à ce facteur, dorénavant considéré comme un risque à probabilité élevée et à impact moyen.

Après avoir débattu de cette question lors de sa réunion plénière, la Commission a décidé d’adopter de nouvelles méthodes en vue de raccourcir les délais associés à la remise de la décision écrite. De plus, la cible établie par la Commission pour cette mesure du rendement se lit comme suit : « Rédiger la version écrite complète de la décision dans les six mois de la fin de l’audience dans 75 % des cas ». Cependant, les résultats des exercices 2013-2014 et 2014-2015 indiquaient que cette cible n’avait pas été atteinte.

Le président de la Commission a travaillé en collaboration avec le ministère afin de déterminer si des ressources supplémentaires pourraient être nécessaires.

La question des ressources de la Commission a été réglée en septembre 2015, ce qui a permis à la Commission d’améliorer nettement son rendement en ce qui concerne la préparation et la finalisation de la version écrite complète de ses décisions. Ainsi, pour l’exercice 2015-2016, la Commission a atteint son objectif de rédiger le texte complet et détaillé de ses décisions dans les six mois de la fin de l’audience dans 75 % des cas. Par conséquent, dans son plan d’activités 2016-2019, la Commission a réduit ce risque à faible probabilité et impact moyen.

Transparence et responsabilisation

La Commission continue de se conformer aux exigences en matière de responsabilisation stipulées dans la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux. Cette loi oblige la Commission à réviser régulièrement ses documents à ce sujet et impose des obligations supplémentaires concernant le processus de recrutement de nouveaux membres. Comme l’exige ladite loi, la Commission a rédigé un énoncé de recrutement qui décrit la marche à suivre pour recruter un nouveau membre. Conformément à cet énoncé, la Commission a rédigé une offre d’emploi qui a été publiée sur le site du Secrétariat des nominations.

Planification de la relève

La Commission compte au total 16 membres à temps partiel, y compris le président et un vice-président. Tous les membres de la Commission sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil par voie de décret. Selon les directives du conseil de gestion actuellement en vigueur, les personnes nommées à la Commission peuvent maintenant cumuler plusieurs mandats et siéger pendant un maximum de 10 ans.

La planification de la relève demeure une question importante liée aux nominations. Idéalement, au plus 10 % des membres devraient quitter la Commission chaque année.

Le président et le personnel de la Commission ont élaboré et commencé à mettre en œuvre un plan pour s’attaquer à ce problème. En résumé, le plan consiste à collaborer avec le Bureau du ministre et le Secrétariat des nominations afin d’obtenir la nomination de nouveaux membres plus souvent, mais en plus petits groupes, pour que leurs mandats n’expirent pas tous en même temps.

Le président et le personnel de la Commission avaient élaboré un plan pour s’attaquer à ce problème. En résumé, le plan consiste à collaborer avec le Bureau du ministre et le Secrétariat des nominations afin d’obtenir la nomination de nouveaux membres plus souvent, mais en plus petits groupes, pour que leurs mandats n’expirent pas tous en même temps.

Cette stratégie permettrait à la Commission d’améliorer la planification de la relève; de faire chevaucher les mandats, ce qui favoriserait le transfert des connaissances des anciens aux nouveaux membres; de maintenir un effectif représentatif des diverses régions géographiques; de favoriser le mentorat des nouveaux membres; de se constituer et de maintenir une équipe dont les membres possèdent des compétences liées à l’éventail complet des disciplines techniques (structure, sécurité incendie, plomberie, systèmes mécaniques, systèmes d’égouts sur place, etc.).

La Commission note que la possibilité de mentorat des nouveaux membres par les membres déjà en place a été perdue avec la dernière série de nominations.

La Commission s’inquiète du fait qu’avec la nomination de 13 nouveaux membres en novembre 2016, elle se retrouve de nouveau dans la situation où le mandat maximal de 10 ans expirera au même moment pour la majorité de ses membres.

Cette tendance, où les mandats d’un groupe important de membres expirent tous en même temps, continuera d’être un problème.

Afin d’atténuer ce problème, la Commission recommande vivement qu’on en tienne compte pour toute nomination à l’avenir, notamment lorsque le président de la Commission fait des recommandations pour le renouvellement du mandat de membres actuels.

Le président et le personnel de la Commission continuent de collaborer avec le Secrétariat des nominations et le Bureau du ministre afin d’améliorer la composition de la Commission du point de vue de la représentation régionale et de maintenir la parité entre les sexes.

Sondage annuel des parties

La Commission a l’intention de poursuivre ce sondage indépendant qui l’aide à déterminer le degré de satisfaction des clients à l’égard de ses services.