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Responsabilisation transparence et confidentialité - Guide à l’intention des municipalités de l’Ontario

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Responsabilisation transparence et confidentialité - Guide à l’intention des municipalités de l’Ontario

Responsabilisation transparence et confidentialité - Guide à l’intention des municipalités de l’Ontario [version imprimable PDF]

Table des matières


Portée

Bien qu’il ait été élaboré avec soin, ce guide est publié à titre d’information seulement et ne saurait remplacer des conseils professionnels, juridiques, financiers ou autres, sur une question particulière. Le guide aborde des questions complexes de façon sommaire et il n’est pas exhaustif. La responsabilité des décisions locales incombe aux municipalités, notamment pour ce qui est du respect des lois, de la réglementation et des règlements municipaux applicables.

Le contenu du guide est fondé sur la législation en vigueur, qui est sujette à modification. La réglementation et les règlements municipaux, les politiques et les pratiques locales sont également sujets à modification. Les utilisateurs qui envisagent de prendre des mesures ou des décisions locales ne doivent pas se fonder sur l’information présentée dans le guide et doivent vérifier tous les renseignements juridiques ou autres qui y figurent. Les utilisateurs sont seuls responsables de l’utilisation ou de l’application du présent guide.


Introduction

La Loi de 2001 sur les municipalités et d’autres textes législatifs comprennent des dispositions relatives à l’ouverture et à la transparence de la prise de décision et de la prestation de services des municipalités.

La Loi et d’autres textes législatifs, y compris la Loi sur l’accès à l'information municipale et la protection de la vie privée, établissent aussi des règles en matière d’accès du public à l’information et, en même temps, des règles pour la protection de la vie privée et de la confidentialité. Il se peut que certains règlements municipaux traitent aussi de transparence et de confidentialité.

Les municipalités feront face à des pressions pour trouver le juste équilibre entre ces principes potentiellement contradictoires.

Pour les aider, le Guide et les ressources présentées fournissent de l’information sur :

  • certaines des obligations qu’ont les municipalités d’agir de manière ouverte et transparente,
  • la et la protection de la vie privée,
  • les règles relatives à la responsabilisation et à l’intégrité et les options qui s’offrent aux municipalités.

On peut trouver les lois et règlements cités dans le présent document sur le site Web Lois-en-ligne.

Le Guide de la conseillère et du conseiller municipal – 2014 [PDF] élaboré par le ministère des Affaires municipales et du Logement est une excellence source d’information sur le rôle du conseil et de ses membres, la gouvernance et l’activité législative des municipalités, la conjoncture financière, l’aménagement du territoire et le logement abordable, ainsi que la responsabilisation et la transparence.


Qu’entend-on par responsabilisation, transparence et confidentialité?

Le public pourrait considérer :

La responsabilisation comme un principe général selon lequel les gouvernements (dont les municipalités) sont responsables de leurs actions, décisions et politiques et doivent en répondre devant le public.

La transparence comme un principe général selon lequel les gouvernements agissent de manière accessible et visible, et leurs activités et leurs processus de prise de décisions sont ouverts et transparents pour le public.

La confidentialité comme un principe général selon lequel il existe des limites appropriées ou nécessaires à l’accès du public à l’information que peut détenir un gouvernement, par exemple des limites visant à protéger la vie privée des particuliers.


Responsabilisation, transparence, confidentialité et politique

Il revient au conseil municipal de veiller à la responsabilisation et à la transparence des activités municipales. Une municipalité doit adopter et tenir à jour des politiques visant à assurer la responsabilisation et la transparence à l’égard du public.

Une municipalité doit aussi adopter et tenir à jour des politiques sur d’autres questions, y compris :

  • la disposition de biens-fonds, notamment par la vente;
  • l’embauche d’employés;
  • l’approvisionnement en biens et services;
  • le moment et la façon de publier des avis au public;
  • la délégation de pouvoirs et de fonctions.

Certaines municipalités ont décidé d’adopter des politiques portant sur d’autres sujets, notamment le comportement du personnel et l’utilisation des médias sociaux.

De manière générale, il incombe aux municipalités de déterminer le contenu et la forme de leurs politiques.

Les procédures et les politiques municipales doivent être claires et accessibles, et les activités de la municipalité au jour le jour doivent se dérouler de façon transparente.

Il importe également de tenir compte du respect de la confidentialité, par exemple, de la façon dont les politiques peuvent satisfaire aux exigences relatives à la protection de la vie privée.

De nombreuses municipalités ont élaboré leurs propres guides de politiques, qui servent de fondement à une prise de décisions éclairée. Ces guides peuvent les aider à s’assurer que leurs politiques sont mises en oeuvre et appliquées de façon cohérente, et à trouver le juste équilibre entre transparence et confidentialité. Un guide des politiques est une source de référence et d’information pour les membres du conseil, le personnel municipal et le public. Compte tenu de la diversité des politiques et procédures municipales qui y figurent, le guide peut couvrir bon nombre des responsabilités et des fonctions de la municipalité et constituer un précieux outil d’orientation et de formation pour les personnes nouvellement élues ou embauchées.

Vous trouverez de plus amples renseignements sur ces sujets dans les sections 224 (rôle du conseil) et 270 (politiques) de la Loi et dans la législation pertinente.


Bureaux et agentes et agents de responsabilisation

Les municipalités disposent d’outils puissants pour les aider à promouvoir l’intégrité et la responsabilisation dans l’exercice d’une charge publique.

Les municipalités peuvent adopter des règlements municipaux pour :

  • Nommer un commissaire à l’intégrité dont le rôle consiste à exercer, de façon indépendante, les fonctions que lui attribue le conseil en ce qui concerne l’application ) du code de déontologie destiné aux membres du conseil et des conseils locaux; et 2) des modalités, règles et politiques régissant le comportement éthique des membres du conseil municipal et des conseils locaux. Les fonctions du commissaire peuvent inclure la conduite d’une enquête à la suite de la demande d’un membre du public, du conseil ou d’un conseil local concernant une possible violation du code de déontologie par un membre du conseil ou d’un conseil local. S’il est constaté qu’un membre du conseil ou d’un conseil local a contrevenu au code de déontologie, la municipalité peut imposer à ce dernier une pénalité sous forme de réprimande ou de suspension de sa rémunération pour une période maximale de 90 jours.
  • Nommer un Ombudsman municipal chargé d’enquêter, de façon indépendante, sur les décisions prises, les recommandations formulées et les actes accomplis ou non dans le cadre de la gestion de la municipalité, des conseils locaux et de certaines sociétés contrôlées par la municipalité, selon les directives de la municipalité.
  • Nommer un vérificateur général qui peut aider le conseil et ses administrateurs à assumer la responsabilité de la qualité de la gestion des fonds publics et de l’optimisation des ressources affectées aux activités de la municipalité. Il est également tenu d’exercer ses fonctions de manière indépendante. Le vérificateur général n’assume pas les responsabilités du vérificateur municipal.
  • Créer un système d’enregistrement public des lobbyistes et prendre d’autres mesures concernant ce système, par exemple établir un code de déontologie à l’intention des lobbyistes, nommer un registraire des lobbyistes et interdire aux anciens titulaires d’une charge publique d’exercer des activités de lobbyisme pendant une certaine période.
  • Les municipalités peuvent envisager de conclure une entente de services partagés avec d’autres municipalités pour ce qui a trait aux services des agentes et agents de la responsabilisation.

Pour en savoir davantage, veuillez vous reporter à la Partie V.1 de la Loi (articles 223.1 à 223.24) et la législation pertinente.


Codes de déontologie

Compte tenu de l’importance croissante accordée à la responsabilisation et à l’intégrité, de plus en plus de municipalités ont adopté des codes de déontologie destinés aux membres du conseil municipal et des conseils locaux. Certaines ont également mis en place d’autres procédures, règles et politiques qui régissent l’éthique professionnelle de ces personnes.

L’adoption d’un code de déontologie est facultative, et il incombe en général à la municipalité de déterminer le contenu et la forme de son propre code. Les codes de déontologie traitent le plus souvent de questions comme l’utilisation des ressources municipales, les cadeaux et avantages, et le comportement lors des réunions du conseil.

Pour en savoir davantage, veuillez vous reporter aux articles 223.1 à 223.8 de la Loi et à la législation pertinente.

D’autres lois peuvent aussi exiger l’adoption de codes de déontologie particuliers ou généraux pertinents pour le conseil municipal. Par exemple, l’article 7. de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment stipule que les municipalités doivent établir un code de conduite pour le chef du service du bâtiment et ses inspecteurs.


Enquêtes sur les réunions ouvertes au public et à huis clos

La transparence du processus décisionnel peut être considérée comme un fondement de la bonne gouvernance d’une municipalité. La Loi comprend des dispositions relatives au déroulement des réunions et au droit du public d’y assister.

Pour les municipalités, une règle fondamentale de la transparence consiste à veiller à ce que la plupart des réunions municipales et des réunions des conseils locaux soient ouvertes au public. Il existe quelques exceptions à cette règle, notamment pour des réunions qui doivent traiter, par exemple, de litiges ou d’affaires personnelles concernant une personne identifiable.

Le terme « réunion » est en partie défini dans la Loi, comme suit : « Réunion ordinaire, extraordinaire ou autre d’un conseil municipal, d’un conseil local ou d’un comité de l’un ou de l’autre ». Cette définition ne couvre toutefois pas tous les cas de figure.

Quand un conseil ou un conseil local envisage de se réunir – et se demande s’il convient de discuter le sujet au cours d’une réunion ouverte ou à huis clos lors d’un forum public – et quand les débats sont menés et documentés de la façon dont les réunions du conseil municipal et des conseils locaux le sont en général (c.-à-d. le public est avisé de la réunion, un procès verbal est rédigé, etc.) – il est bon de tenir compte, entre autres, des importantes considérations suivantes :

  • L’objet de la réunion est-il habituellement traité lors des réunions du conseil, d’un comité ou d’un conseil local?
  • Des ressources municipales sont-elles utilisées?
  • Combien de membres du conseil ou d’employés municipaux sont-ils présents? Quel est leur rôle?
  • L’importance de la transparence de la municipalité dans ses décisions.
  • Toute personne peut demander que soit menée une enquête sur la conformité d’une réunion à huis clos à la Loi ou à un règlement de procédure municipal.
  • Une municipalité peut nommer un enquêteur indépendant qui présentera un rapport et des recommandations au conseil. Si la municipalité ne nomme pas d’enquêteur, le Bureau de l’Ombudsman de l’Ontario peut mener une enquête. Si un enquêteur local a été nommé, le Bureau de l’Ombudsman de l’Ontario ne peut pas enquêter sur une plainte relative à une réunion à huis clos.
  • Les commissions de services policiers et les conseils scolaires doivent suivre des règles différentes pour leurs réunions, qui figurent dans d’autres textes de loi.
  • Pour en savoir davantage sur la législation relative à la tenue des réunions locales et d’autres questions connexes, veuillez vous reporter aux articles 238, 239, 239.1 et 239.2 de la Loi et à la législation pertinente.

Conflits d’intérêts

Les conseillères et conseillers municipaux et les membres de conseils locaux ont des obligations sur les plans de la loi et de l’éthique concernant les conflits d’intérêts. Certaines de ces exigences sont énoncées dans la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux, mais d’autres règles ou codes peuvent aussi s’appliquer (p. ex., un code de déontologie destiné aux membres du conseil municipal).

On peut considérer la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux comme le principal ensemble de règles éthiques visant les membres du conseil municipal et des conseils locaux. Ces règles s’appliquent, hormis quelques exceptions, aux membres du conseil municipal et des conseils locaux qui ont un intérêt pécuniaire (financier) dans une affaire examinée par le conseil municipal (ou le conseil local) lors d’une réunion.

Selon la loi, un membre qui se trouve en conflit d’intérêt pécuniaire – sauf exception, là encore – doit notamment :

  • déclarer son intérêt et en préciser la nature en termes généraux avant toute discussion de l’affaire au cours de la réunion;
  • ne pas prendre part à la discussion ni voter sur une question relative à l’affaire;
  • ne pas tenter d’influencer le vote avant, pendant ou après la réunion;
  • quitter immédiatement la réunion si celle-ci se tient à huis clos.
  • ne violation de la loi peut mener à l’imposition de sanctions, dont la destitution des fonctions. Il revient aux tribunaux de déterminer si la loi a été enfreinte. Consultez la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux pour obtenir de plus amples renseignements.
  • La loi ne comprend pas de règles éthiques qui s’appliquent au personnel municipal. Les municipalités peuvent établir leurs propres politiques à l’intention du personnel.

Accès à l’information et protection de la vie privée

La Loi sur l’accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) s’applique de manière générale aux municipalités de l’Ontario ainsi qu’aux conseils scolaires, aux commissions de services policiers et à beaucoup d’autres entités locales.

La LAIMPVP traite de l’accès à l’information. La loi confère au public des droits importants la possibilité de demander des dossiers municipaux et d’avoir accès à un large éventail de documents. Elle protège également la vie privée et la des renseignements personnels. Certains documents ne devraient pas être divulgués, ou devraient être divulgués en partie seulement. 

Tout membre du public qui n’est pas satisfait de la décision rendue par une municipalité à la suite d’une demande d’information peut faire appel auprès du Bureau du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée.

La LAIMPVP encadre la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels. D’après ces règles, les conseillères et conseillers municipaux (et le personnel), dans la plupart des cas, doivent protéger la vie privée et toujours recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels conformément à ces règles. Par exemple, selon les circonstances, les conseillères et conseillers et le personnel ne sont pas toujours autorisés à recueillir des renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions. En conséquence, il peut notamment arriver que le personnel ne puisse fournir ce type de renseignements aux conseillères et conseillers.

La Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée régit également les renseignements confidentiels d’autre nature (c.-à-d. en plus des renseignements personnels). D’autres lois et textes législatifs, dont des règlements municipaux, régissent également le traitement des renseignements personnels et confidentiels.

Les questions liées à la protection de la vie privée et à la confidentialité constituent un enjeu pratique et juridique important pour les conseillères et conseillers municipaux et pour le personnel. Les membres du conseil municipal (et le personnel) devraient se familiariser avec leurs responsabilités dans ce domaine, ainsi qu’avec les lois et politiques applicables.

La Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée a récemment été modifiée. On peut résumer certains des changements, qui ont pris effet le 1er janvier 2016, comme suit : 

  • Les institutions assujetties à la LAIMPVP doivent s’assurer que des mesures raisonnables sont élaborées, documentées et appliquées pour préserver les documents, conformément aux règles et aux lois en vigueur.
  • Modifier, cacher ou détruire un document dans l’intention de refuser une demande d’accès à un document faite au titre de la loi est passible d’une amende pouvant atteindre 5 000 $. 

Politiques en matière de tenue et de conservation des documents municipaux

Des règles précises régissent l’accès du public à certains documents municipaux, ainsi que la responsabilité générale des municipalités en matière de tenue et de conservation de documents municipaux, qui figurent dans la Loi ainsi que dans d’autres textes législatifs.

En règle générale,

  • toute personne a le droit d’examiner les documents municipaux dont le secrétaire a le contrôle, à toute heure raisonnable, sous réserve des dispositions et des restrictions énoncées dans la LAIMPVP. Les documents pouvant être consultés comprennent les règlements municipaux, les procès verbaux des délibérations, les documents examinés lors des réunions du conseil, les documents du conseil, ainsi que les états de la rémunération versée aux membres du conseil que prépare le trésorier;
  • les municipalités doivent conserver et préserver leurs documents dans un lieu sûr et sur support accessible, et les documents ne peuvent être détruits que conformément aux termes de la loi et des règlements municipaux;
  • sous réserve de l’approbation du vérificateur municipal, les municipalités peuvent fixer la durée pendant laquelle les documents doivent être conservés et préservés.

Pour en savoir davantage, veuillez vous reporter aux articles 253 à 255 de la Loi. D’autres dispositions de la loi et d’autres lois peuvent également présenter un intérêt. 


Trouver le juste équilibre entre transparence et confidentialité

On encourage les municipalités à considérer que les principes d’ouverture et de transparence s’appliquent à la plupart des activités de la municipalité, y compris l’administration et la prise de décisions. Cependant, il arrive parfois qu’il soit souhaitable, voire obligatoire, de préserver la confidentialité de certains documents ou renseignements.

Les documents sensibles qui doivent demeurer confidentiels comprennent par exemple des documents relatifs à des affaires personnelles concernant des personnes identifiables, y compris les membres du personnel, et les questions discutées à huis clos.

Les responsables municipaux devraient examiner soigneusement tous les aspects de la question avant de publier ou de discuter en public des renseignements qui pourraient être confidentiels. Là encore, les responsables peuvent se familiariser avec leurs responsabilités dans ce domaine, ainsi qu’avec les lois et politiques applicables.


Le rôle de l’Ombudsman de l’Ontario

Le rôle de l’Ombudsman de l’Ontario a été élargi à compter du er janvier 2016, principalement par le biais de modifications apportées à la Loi sur l’ombudsman, pour inclure toutes les municipalités ontariennes.

Le rôle général de l’Ombudsman de l’Ontario consiste à examiner les plaintes et à faire des recommandations. Dans le cadre de ce mandat, l’Ombudsman peut inclure n’importe quelle municipalité, y compris Toronto, dans une vaste enquête systémique menée de sa propre initiative. Il revient à l’Ombudsman de l’Ontario de déterminer s’il convient d’enquêter sur une affaire municipale portée à l’attention de son bureau.

L’Ombudsman de l’Ontario peut enquêter sur des plaintes déposées auprès d’un agent municipal responsable de l’intégrité (à l’exception de l’ombudsman de Toronto), mais seulement une fois terminé le processus local de règlement des plaintes, s’il y a lieu. L’Ombudsman de l’Ontario ne peut enquêter sur des plaintes qui relèvent de la compétence de l’ombudsman de Toronto. Les municipalités autres que Toronto peuvent nommer un ombudsman local si elles le souhaitent. La cité de Toronto est la seule municipalité ontarienne à laquelle la loi impose la nomination d’un ombudsman.

Bien que l’Ombudsman de l’Ontario ne puisse pas obliger les municipalités à agir, il peut présenter des recommandations au conseil et à la municipalité dans son rapport. C’est la municipalité qui décidera comment procéder après réception du rapport de l’Ombudsman.
Pour en savoir davantage sur les procédures du processus de plaintes, veuillez consulter le site Web de l’Ombudsman de l’Ontario. 


Resources

Ministère des Affaires municipales et du Logement (MAML)

Le ministère des Affaires municipales et du Logement a des bureaux des services aux municipalités (BSM) dans quatre régions de l’Ontario : le Nord (Sudbury et Thunder Bay), l’Ouest (London), le Centre ( Toronto) et l’Est (Kingston). Les bureaux régionaux servent de lien entre le ministère et le secteur municipal de l’Ontario et communiquent les priorités du ministère.

Les programmes offerts par les bureaux des services aux municipalités comprennent des services de consultation, d’éducation et de formation. Pour en savoir davantage sur les ressources disponibles auprès de votre bureau local des services aux municipalités, veuillez consulter le site Web du ministère.

Le Guide de la conseillère et du conseiller municipal – 2014

Le Guide de la conseillère et du conseiller municipal – 2014 [PDF] a été élaboré par le ministère des Affaires municipales et du Logement pour servir de ressource aux conseillères et conseillers municipaux. Le guide traite de sujets importants pour ces derniers, et notamment des questions de responsabilisation et de transparence. Il indique également où trouver d’autres renseignements sur la gouvernance municipale. Ces renseignements peuvent aider les conseillères et conseillers municipaux à s’acquitter de leurs responsabilités, à atteindre les buts et les objectifs de leur municipalité, à satisfaire aux exigences provinciales et fédérales, et à offrir un service continu de grande qualité aux résidents de leur collectivité.

Bureau du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (CIPVP)

Le site Web du Bureau du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée fournit au public comme aux professionnels de nombreuses ressources qui traitent de la protection de la vie privée et de l’accès à l’information :

On peut trouver des indications sur les exemptions dans le Guide à l’intention des conseillers municipaux du CIPVP ainsi que dans le texte de la loi.

Associations municipales

Association des municipalités de l’Ontario (AMO)

L’AMO (site Web en anglais seulement) offre aux élus municipaux une formation sur divers sujets, en personne comme en ligne.

Pour en savoir davantage, consultez la section Events and Training du site Web de l’AMO.

Association des directeurs généraux, secrétaires et trésoriers municipaux de l’Ontario (AMCTO)

L’AMCTO (site Web en anglais seulement) met une mine d’information à la disposition de ses membres. L’accès à cette information nécessite un nom d’utilisateur et un mot de passe valides, mais certains renseignements sont fournis aux non membres moyennent des frais minimes.

Le site Web de l’AMCTO dispose d’une option de recherche qui permet de trouver des exemples de politiques locales et de règlements municipaux qui illustrent tous les aspects de l’administration municipale.

Enquêtes sur les réunions

On peut trouver des renseignements sur les réunions des conseils municipaux et des conseils locaux, y compris les rapports d’enquête sur les réunions, sur les sites Web suivants :

AMO – Local Authority Services (LAS):

La société Amberley Gavel mène des enquêtes et publie des rapports sur les réunions à huis clos (en anglais seulement).


Ministère des Affaires municipales et du Logement
© Imprimeur de la Reine pour l’Ontario 2016
ISBN 978-1-4606-8035-3 (Imprimé)
ISBN 978-1-4606-8036-0 (HTML)
ISBN 978-1-4606-8037-7 (PDF)
Available in English