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Lignes directrices du Programme d’aide aux municipalités pour la reprise après une catastrophe

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Aide aux municipalités pour la reprise après une catastrophe offre de l’aide financière afin que les municipalités de l’Ontario

Programme d’aide aux sinistrés pour la reprise après une catastrophe – Lignes directrices
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Table des matières

1. Introduction
2. Renseignements généraux sur le Programme
3. Coûts admissibles
4. Coûts réclamés par la municipalité
5. Annexes


1. Introduction

Le gouvernement de l’Ontario est déterminé à aider les collectivités frappées par des catastrophes naturelles. Le Programme d’aide aux municipalités pour la reprise après une catastrophe offre de l’aide financière afin que les municipalités de l’Ontario puissent se rétablir après une catastrophe naturelle.

Le Programme d’aide aux municipalités pour la reprise après une catastrophe est un programme fondé sur les demandes qui, une fois activé par la province, offre de l’aide financière aux municipalités admissibles qui font face à des coûts extraordinaires importants par suite d’une catastrophe naturelle, comme une tornade ou une grave inondation.

Le Programme offre de l’aide pour les coûts de fonctionnement et d’immobilisations extraordinaires découlant d’une catastrophe naturelle. Les coûts de fonctionnement admissibles sont ceux qui sont engagés pour protéger la santé et la sécurité publiques ainsi que l’accès aux services essentiels. Les coûts d’immobilisations admissibles sont ceux qui sont nécessaires pour remettre l’infrastructure ou les biens publics à leur état avant la catastrophe. Les coûts couverts par une assurance ou ceux qui n’auraient pas été engagés si la catastrophe n’avait pas eu lieu (p. ex. le coût des salaires normaux payés par la municipalité) ne sont pas admissibles aux termes du Programme.

Aux fins du Programme d’aide aux municipalités pour la reprise après une catastrophe, une catastrophe est définie comme un phénomène naturel soudain, imprévu et extraordinaire qui entraîne pour la municipalité des coûts admissibles représentant au moins 3 % des impôts que la municipalité prélève à ses fins. Conformément au principe du partage de la responsabilité en matière de gestion des catastrophes, le Programme est basé sur une formule de partage des coûts à échelle progressive entre les municipalités touchées et la province.

Le gouvernement de l’Ontario offre aussi un autre programme, appelé Programme d'aide aux sinistrés pour la reprise après une catastrophe. Ce programme vient en aide aux propriétaires, locataires d’habitations, petites entreprises exploitées par leur propriétaire, agriculteurs et organismes sans but lucratif touchés par une catastrophe naturelle. Le ministre des Affaires municipales peut activer ce programme en cas de catastrophe naturelle. Le Programme d’aide aux sinistrés pour la reprise après une catastrophe est administré par la province, et il n’est pas nécessaire que la municipalité présente une demande pour faire activer ce programme.

1.1 But des présentes lignes directrices

Ces lignes directrices indiquent aux municipalités la feuille de route à suivre pour déterminer leur admissibilité au Programme, les documents et les éléments de preuve à présenter pour appuyer leur demande ainsi que la façon de demander de l’aide et de présenter une demande. Pour les instructions techniques détaillées sur la façon d’organiser les documents et d’entrer les données dans les formulaires de demande, consulter le Guide d’utilisation des formulaires de demande.
À la suite d’une catastrophe naturelle, il peut être difficile de faire le suivi des coûts et de tenir des dossiers financiers. On recommande aux municipalités de lire et d’observer soigneusement les présentes lignes directrices ainsi que le Guide d’utilisation des formulaires de demande afin que les coûts qu’elles réclament soient admissibles et que les documents qu’elles fournissent permettent d’appuyer leur demande.

1.2 Rôles et responsabilités de la province et des municipalités

Province : Le Programme d’aide aux municipalités pour la reprise après une catastrophe est administré par le ministère des Affaires municipales. Les municipalités qui envisagent de présenter une demande au Programme doivent communiquer avec le bureau des services aux municipalités de leur région. C’est le ministre des Affaires municipales qui a le pouvoir d’activer le Programme après une catastrophe naturelle.

Municipalités : Lorsque le conseil d’une municipalité croit que cette dernière a subi une catastrophe pouvant être admissible aux termes du Programme et souhaite présenter une demande, la municipalité doit soumettre une résolution du conseil et une demande initiale dans les 120 jours civils qui suivent la date du début de la catastrophe. Après avoir reçu la résolution, la demande initiale et les documents justificatifs, le ministre des Affaires municipales détermine s’il faut activer le Programme.

Pouvoir délégué : Les municipalités qui veulent obtenir l’aide du Programme doivent veiller à ce que la personne qui présente une demande et atteste de l’exactitude des coûts demandés, normalement la trésorière ou le trésorier de la municipalité, ait le pouvoir délégué pour ce faire.

1.3 Assurance et gestion des risques

Même si tous les ordres de gouvernement ont un rôle à jouer dans la gestion des catastrophes, la réduction des risques et la préparation aux catastrophes sont d’abord et avant tout des responsabilités locales. On s’attend à ce que les municipalités prennent des précautions raisonnables pour assurer la santé et la sécurité de la population et gérer les risques.

L’aide provinciale ne vise pas à remplacer une solide gestion des risques ou une assurance adéquate. Elle ne rembourse pas non plus le montant intégral des dépenses admissibles. L’aide pour la reprise après une catastrophe a pour but d’atténuer les difficultés financières lorsque les coûts sont si importants qu’ils dépassent la capacité financière de la municipalité touchée.

Les municipalités sont responsables des coûts initiaux liés à la catastrophe naturelle comme le prévoit la section 2.3 des lignes directrices. S’il y a lieu, les demandes doivent être transmises à l’assureur de la municipalité avant d’être présentées au Programme. Les franchises d’assurance et les pertes couvertes par une assurance ne sont pas admissibles aux termes du Programme. Lorsqu’une catastrophe se produit, il est recommandé que le personnel de la municipalité examine la police d’assurance de la municipalité avec un représentant de son assureur. Les municipalités doivent présenter des preuves d’assurance.

1.4 Conseils pratiques que les municipalités peuvent suivre dès le début d’une catastrophe

Voici certaines des premières mesures pratiques que peut prendre une municipalité au début d’une catastrophe naturelle :

  • Rassembler les documents : On encourage les municipalités à joindre à leur demande tous les documents justificatifs dont elles disposent. L’acceptation d’une demande repose en grande partie sur la capacité de la municipalité de montrer que les coûts engagés sont liés à la catastrophe naturelle. Exemples de documents :
    • rapports ou évaluations du personnel ou de spécialistes externes concernant les dommages précis aux biens ou à l’infrastructure
    • photos ou vidéos de la situation avant et après la catastrophe et après le nettoyage
    • cartes des zones touchées ou tableaux énumérant les endroits touchés
    • documentation sur les coûts : factures, contrats d’approvisionnement, contrats du personnel, registres du matériel, demandes d’achat, etc.
    • plans de gestion des biens et autres documents.
  • Commencer immédiatement à séparer les coûts de fonctionnement et d’immobilisations supplémentaires liés à la catastrophe des dépenses municipales ordinaires. Créer un compte distinct au sein du grand livre pour assurer facilement le suivi des dépenses supplémentaires liées à la catastrophe.
  • Si les biens ou l’infrastructure de la municipalité ont subi d’importants dommages par suite d’une catastrophe naturelle, obtenir d’un ingénieur qualifié ou d’un autre professionnel compétent des rapports détaillés qui font état des dommages subis et des coûts estimatifs pour remettre les biens ou l’infrastructure dans l’état où ils se trouvaient avant la catastrophe.
  • Communiquer avec le bureau des services aux municipalités de la région. Ce bureau peut fournir des renseignements sur les présentes lignes directrices et le processus de présentation d’une demande. Il est le premier point de contact des municipalités aux fins du Programme. Les coordonnées des bureaux des services aux municipalités figurent à l’annexe A.
  • Lire le chapitre 2 du Guide d’utilisation des formulaires de demande pour obtenir des instructions techniques détaillées sur la façon d’organiser les documents et d’établir les renvois.
  • Communiquer avec l’assureur de la municipalité pour déterminer les dommages couverts par l’assurance.

Consulter le glossaire des termes clés du Programme à l’annexe B.


2. Renseignements généraux sur le Programme

2.1 Conditions d’admissibilité

Le Programme d’aide aux municipalités pour la reprise après une catastrophe offre de l’aide pour la reprise après une catastrophe aux municipalités de l’Ontario. Ce programme ne s’applique pas aux territoires non érigés en municipalité, aux Premières Nations ou aux offices de protection de la nature.

Les propriétaires, locataires d’habitations, petites entreprises exploitées par leur propriétaire, agriculteurs et organismes sans but lucratif qui ont engagé des dépenses par suite d’une catastrophe naturelle doivent consulter les renseignements sur le Programme d’aide aux sinistrés pour la reprise après une catastrophe publiés sur le site Web du Programme à www.ontario.ca/aideauxsinistres.

Les municipalités doivent satisfaire aux conditions suivantes pour être admissibles au Programme :

  • Elles doivent avoir subi un phénomène naturel soudain, imprévu et extraordinaire.
  • Les coûts supplémentaires doivent manifestement être liés à la catastrophe et les coûts engagés admissibles doivent représenter au moins 3 % des impôts que la municipalité prélève à ses fins.
  • Une résolution du conseil, une demande initiale et les documents justificatifs nécessaires doivent être présentés dans les 120 jours civils de la date du début de la catastrophe. Tous les documents doivent être fournis ensemble.

2.2 Qu’est-ce qu’une catastrophe naturelle aux termes du Programme?

Aux fins du Programme d’aide aux municipalités pour la reprise après une catastrophe, une catastrophe est définie comme un phénomène naturel soudain, imprévu et extraordinaire qui entraîne pour la municipalité des coûts admissibles représentant au moins 3 % des impôts que la municipalité prélève à ses fins.

Étant donné que les circonstances entourant chaque catastrophe naturelle sont uniques, les renseignements qui suivent ne sont pas exhaustifs et constituent un guide général expliquant ce qui peut être considéré comme un phénomène naturel soudain, imprévu et extraordinaire aux termes du Programme.

Soudain et imprévu :

La catastrophe naturelle doit être soudaine et imprévue, se produire dans un délai de préavis relativement court, et être un phénomène pour lequel on ne pouvait raisonnablement planifier ou que l’on pouvait raisonnablement prévoir. Les phénomènes météorologiques cycliques peuvent indiquer si un phénomène est à la fois soudain et imprévu. Par exemple, les fortes tempêtes de neige en hiver peuvent s’abattre soudainement, mais elles ne sont pas généralement considérées comme imprévues, car elles surviennent fréquemment et sont prévues dans le budget des municipalités. De la même façon, les dommages causés par les conditions météorologiques saisonnières, comme les tuyaux gelés en hiver, ne sont pas admissibles aux termes du Programme, car les municipalités peuvent prévoir les variations de température saisonnière, s’y préparer et établir leur budget en conséquence.

Extraordinaire :

L’adjectif « extraordinaire » fait référence à un phénomène qui est exceptionnel dans la région. Par exemple, une inondation ayant une probabilité de 1 % de se produire au cours d’une année quelconque (« crue centennale ») est extraordinaire.

Phénomène naturel :

Les catastrophes naturelles sont celles qui sont causées par les forces de la nature. Voici quelques exemples de phénomènes naturels susceptibles de causer des catastrophes : inondation, tornade, tremblement de terre, glissement de terrain, feu de friches touchant des zones habitées.

2.3 Formule de partage des coûts entre la province et les municipalités

Conformément au principe du partage de la responsabilité en matière de gestion des catastrophes, le Programme d’aide aux municipalités pour la reprise après une catastrophe est basé sur une formule de partage des coûts à échelle progressive. Cette formule est appliquée lorsque les coûts admissibles représentent au moins 3 % des impôts que la municipalité prélève à ses fins. Les impôts prélevés à ses fins par la municipalité sont le total des impôts que la municipalité peut prélever pour financer son budget, moins certains redressements, et a pour but de mesurer la capacité financière de la municipalité.

Aux fins du Programme, les impôts prélevés à ses fins par une municipalité sont fondés sur le plus récent Rapport d’information financière qu’a présenté cette municipalité et les renseignements qu’elle a déclarés dans la rubrique SLC 10 0299 01 (« impôts prélevés à ses fins ») de ce rapport.

Si les coûts admissibles engagés par une municipalité atteignent le seuil de 3 % et que le Programme est activé, la province rembourse à la municipalité 75 % de ses dépenses jusqu’à concurrence de 3 % des impôts qu’elle a prélevés à ses fins. La municipalité est responsable des 25 % restants. Quant aux dépenses admissibles qui dépassent ce seuil de 3 %, la province en rembourse 95 % à la municipalité, et cette dernière assume les 5 % restants.

Partage des coûts entre la province et la municipalité
Formule de partage des coûts appliquée si les coûts admissibles représentent au moins 3 % des impôts prélevés à ses fins et que le Programme est activé Contribution provinciale Contribution municipale
Coûts admissible jusqu'à concurrence 3 % des impôts prélevés à ses fins (75%) (25%)
Coûts admissibles supérieurs à 3 % des impôts prélevés à ses fins (95%) (5%)

Exemple : Le scénario qui suit illustre la formule de partage des coûts du Programme.

Une municipalité qui prélève à ses fins chaque année 1 million de dollars d’impôts subit un tremblement de terre et fait des dépenses de 200 000 $.

Les coûts de 200 000 $ liés à la catastrophe représentent 20 % des impôts prélevés à ses fins par la municipalité.

200 000 $ / 1 000 000 $ = 20 % des impôts prélevés à ses fins par la municipalité

Les coûts sont supérieurs au seuil de 3 % nécessaire à l’activation du Programme. La municipalité satisfait au critère du Programme, et le ministre des Affaires municipales active le Programme. Les coûts admissibles engagés par la municipalité jusqu’à concurrence de 3 % des impôts qu’elle prélève à ses fins sont remboursés à 75 %. Les coûts admissibles qui dépassent ces 3 % sont remboursés à 95 %.

Scénario de partage des coûts entre la province et la municipalité
Coûts admissibles engagés par la municipalité Contribution provinciale Contribution municipale
Jusqu'à 3 % des impôts prélevés à ses fins : 30 000 $ 22 500 $ (75%) 7 500 $ (25%)
Supérieurs à 3 % des impôts prélevés à ses fins : 170 000 $ 161 500 (95%) 8 500 $ (5%)
Total: 200 000 $ 184 000 $ 16 000 $

D’autres scénarios de partage des coûts figurent à l’annexe C.

2.4 Préparation en vue d’une demande

Les municipalités disposent de 120 jours civils suivant la date du début d’une catastrophe naturelle pour présenter une demande au Programme. Cette période de 120 jours vise à donner aux municipalités le temps d’évaluer les coûts découlant de la catastrophe. On recommande aux municipalités de procéder à une autoévaluation avant de faire une demande afin de déterminer si la catastrophe satisfait au critère d’activation du Programme.

Le ministre des Affaires municipales prend la décision d’activer le Programme s’il existe des preuves suffisantes montrant qu’une catastrophe naturelle s’est produite et que les coûts admissibles représentent au moins 3 % des impôts prélevés à ses fins par la municipalité. Pour faire une demande au Programme, une municipalité doit présenter une demande initiale indiquant les coûts réels payés et comprenant une estimation détaillée des coûts admissibles futurs. S’il n’est pas clair que les coûts ont atteint le seuil de 3 %, le ministère peut demander à la municipalité de fournir d’autres renseignements.

La solidité de la demande d’aide présentée par une municipalité dépendra du niveau d’exhaustivité des formulaires de demande et des documents justificatifs présentés. La municipalité doit joindre des documents justificatifs établissant que les coûts :

  • sont directement liés à la catastrophe naturelle pour laquelle la municipalité demande de l’aide;
  • dépassent les budgets de fonctionnement et d’immobilisations habituels de la municipalité;
  • ne sont pas couverts par la police d’assurance de la municipalité;
  • sont engagés par suite d’une catastrophe naturelle et pour protéger la santé et la sécurité publiques, assurer l’accès du public aux services essentiels ou réparer des biens ou l’infrastructure essentiels et les remettre à leur état avant la catastrophe;
  • sont raisonnables. La valeur des travaux indiquée dans la demande doit être juste compte tenu des sommes payées. La municipalité doit pouvoir montrer que les processus d’approvisionnement et d’appel d’offres sont conformes à ses politiques et règlements municipaux.

2.5 Comment présenter une demande

Pour faire une demande au Programme d’aide aux municipalités pour la reprise après une catastrophe, le conseil municipal adopte une résolution demandant de l’aide aux termes du Programme. Dans les 120 jours civils suivant la date du début de la catastrophe, la municipalité doit présenter la résolution du conseil demandant de l’aide ainsi qu’une demande initiale accompagnée des documents justificatifs.

À ce stade, la municipalité devrait avoir procédé à une autoévaluation pour déterminer son admissibilité éventuelle au Programme et avoir réuni les documents justificatifs nécessaires pour montrer que les coûts représentent au moins 3 % des impôts qu’elle prélève à ses fins.

Première étape : préparation de la demande initiale

La municipalité doit entrer dans les formulaires de demande du Programme les coûts de fonctionnement et d’immobilisations supplémentaires qu’elle a supportés. Cela inclut les coûts déjà engagés et payés ainsi que les coûts futurs estimatifs basés sur l’évaluation des dommages et des coûts et d’autres documents utiles. La demande initiale vise à montrer que les coûts engagés par suite de la catastrophe naturelle atteignent, ou atteindront certainement, le seuil de 3 % nécessaire à l’activation du Programme.

Une grande partie des coûts engagés et payés dans les 120 jours civils après le début d’une catastrophe seront des coûts de fonctionnement pour répondre aux besoins immédiats de la collectivité (p. ex. établissement de centres de réchauffement, enlèvement des débris dangereux). Les coûts doivent être inscrits dans les sections appropriées des formulaires de demande, comme il est expliqué dans le Guide d’utilisation des formulaires de demande, et des preuves de paiement ainsi que les autres documents justificatifs nécessaires doivent être fournis. Si la municipalité prévoit engager d’autres coûts de fonctionnement, elle doit l’indiquer dans la section intitulée « Coûts futurs estimatifs » de la demande et fournir une explication.

Si une municipalité a engagé et payé des coûts d’immobilisations dans les 120 premiers jours civils, elle doit inscrire les coûts dans les formulaires de demande qui s’appliquent et fournir les preuves de paiement accompagnées des documents justificatifs nécessaires. Les coûts d’immobilisations estimatifs qui n’ont pas encore été engagés doivent être inscrits dans la section intitulée « Coûts futurs estimatifs » de la demande, et la documentation nécessaire, par exemple les évaluations des dommages et des coûts, doit être fournie.

En résumé, la demande initiale doit faire état des dépenses réelles et, s’il y a lieu, comprendre une estimation détaillée des coûts futurs ainsi que les documents justificatifs nécessaires (reçus, factures, rapports d’estimation des coûts). Le ministère pourrait demander des renseignements supplémentaires pendant le processus d’examen de la demande. Consulter le Guide d’utilisation des formulaires de demande pour obtenir des instructions techniques sur la façon d’entrer des données dans les formulaires de demande.

Deuxième étape : résolution du conseil

La municipalité touchée doit présenter une résolution du conseil demandant l’aide du Programme. Cette résolution doit préciser : la date à laquelle la catastrophe naturelle s’est produite; le type de catastrophe naturelle pour laquelle la municipalité demande de l’aide (p. ex. tornade); le nom et le titre de poste de la personne, normalement le trésorier ou la trésorière, qui a le pouvoir délégué de vérifier l’exactitude de la demande et d’en attester.

Exemple d’une résolution du conseil

Attendu que la municipalité de/d’ [nom officiel] a récemment subi un/une [type de catastrophe naturelle] le [date] et a dû supporter des coûts de fonctionnement et d’immobilisations supplémentaires, le conseil de/d’ [nom officiel de la municipalité] demande par la présente que le ministre des Affaires municipales active le Programme d’aide aux municipalités pour la reprise après une catastrophe.

De plus, [nom et titre de poste de la personne] a le pouvoir délégué de vérifier l’exactitude de la demande ci-jointe et d’en attester.

Troisième étape : présentation de la résolution du conseil, de la demande initiale et des documents justificatifs

Il faut remplir et présenter tous les formulaires par voie électronique. Les formulaires de demande doivent être envoyés sous forme de document Excel. La résolution du conseil, l’attestation et tous les documents justificatifs doivent être numérisés et envoyés sous forme d’un fichier PDF. La municipalité doit conserver l’original des documents. Pour des instructions techniques détaillées sur la façon d’organiser les documents, consulter le chapitre 2 du Guide d’utilisation des formulaires de demande.

La demande d’aide doit inclure :

  • les documents justificatifs des :
    • coûts engagés et payés
    • coûts futurs estimatifs
  • les formulaires de demande accompagnés d’une attestation signée par la personne qui a le pouvoir délégué de présenter la demande.
  • la résolution du conseil demandant l’aide aux termes du Programme.

2.6 Comment le Programme est activé et fourni

C’est le ministre des Affaires municipales qui prend la décision d’activer le Programme d’aide aux municipalités pour la reprise après une catastrophe en fonction des preuves montrant que la catastrophe satisfait aux critères d’admissibilité du Programme.
Pour prendre sa décision, le ministre tient compte de la cause et de l’ampleur des dommages ainsi que de la demande initiale et des documents justificatifs fournis par la municipalité.
Le temps nécessaire pour examiner la demande initiale afin de déterminer l’admissibilité d’une municipalité au Programme dépendra de l’ampleur et de la complexité de la catastrophe naturelle ainsi que de la clarté et du caractère complet des formulaires de demande et des documents justificatifs fournis par la municipalité. Tout sera fait pour qu’une décision soit prise rapidement après la réception d’une demande.

Si le ministre des Affaires municipales décide d’activer le Programme, la province et la municipalité concluent un accord de subvention. Les paiements effectués aux termes de cet accord seront fondés sur les coûts admissibles réellement engagés par la municipalité.


3. Coûts admissibles

Aux fins du Programme, les dépenses liées à la catastrophe sont classées en deux grandes catégories : les coûts de fonctionnement et les coûts d’immobilisations. Les coûts admissibles découlant d’une catastrophe naturelle appartiendront à l’une ou l’autre de ces catégories. Seuls les coûts de fonctionnement et d’immobilisations supplémentaires – c’est-à-dire les coûts qui n’auraient pas été engagés si la catastrophe ne s’était pas produite et, le cas échéant, qui sont supérieurs au budget et aux dépenses normales de la municipalité – sont admissibles aux termes du Programme.

3.1 Coûts de fonctionnement

Les coûts de fonctionnement s’appliquent à la prestation des services et aux mesures d’intervention prises au cours d’une catastrophe naturelle et des semaines qui suivent. Le coût des mesures spéciales prises pour protéger la santé et la sécurité publiques et l’accès du public aux services essentiels pendant cette période fait partie des coûts de fonctionnement supplémentaires. Généralement, ces coûts ne sont pas engagés au-delà des premiers mois suivant une catastrophe. La première tâche de la municipalité est de contenir et de limiter la catastrophe, de restaurer l’ordre et de satisfaire aux besoins de base de la collectivité.

Voici des exemples de coûts de fonctionnement admissibles découlant d’une catastrophe naturelle :

  • Fourniture de services essentiels et mesures pour assurer le fonctionnement de l’infrastructure publique pendant et immédiatement après une catastrophe.
  • Sauvetage et transport des personnes évacuées.
  • Coûts supplémentaires des mesures d’intervention immédiates prises pour assurer l’accès sécuritaire des routes fréquemment utilisées et des voies de secours.
  • Heures supplémentaires faites par le personnel permanent de la municipalité et coûts des bénévoles pour fournir des biens et des services d’urgence pendant la catastrophe (p. ex. dotation en personnel des refuges d’urgence, livraison d’articles à des personnes vulnérables).
  • Mesures prises pour réduire l’étendue des dommages ou du danger pour la collectivité (p. ex. enlèvement de débris dangereux comme des branches d’arbre, des pierres ou de la glace).
  • Coûts de location de matériel d’urgence ou d’installations spéciales (p. ex. véhicules de déblaiement, générateurs, fonctionnement d’une ligne d’information d’urgence).
  • Embauche d’employés temporaires pour des activités liées à la catastrophe.

Voici des exemples de coûts de fonctionnement non admissibles :

  • Dépenses de fonctionnement normales que la municipalité aurait engagées en l’absence de la catastrophe naturelle.
  • Coûts des services d’urgence liés aux fonctions de gestion d’incidents courants (p. ex. intervention en cas d’urgence médicale).
  • Salaires et avantages normaux du personnel de la municipalité, même du personnel affecté à des tâches liées à la catastrophe.
  • Coûts subis par les sociétés locales de distribution d’électricité.
  • Aménagement paysager décoratif et élagage de correction.
  • Rognage de souches.

En de rares circonstances, il peut arriver qu’une municipalité continue de supporter des coûts de fonctionnement admissibles pendant plusieurs mois après une catastrophe. Par exemple, en raison des conditions météorologiques ou parce que le matériel nécessaire n’est pas disponible, l’enlèvement des débris dangereux peut être retardé jusqu’à ce que l’on puisse obtenir le matériel ou que les conditions météo changent. Si une municipalité continue d’engager des coûts de fonctionnement supplémentaires au moment où elle demande de l’aide et présente sa demande initiale, elle doit fournir une explication.

3.2 Coûts d’immobilisations

Les coûts d’immobilisations sont les dépenses engagées pour remettre en état des biens municipaux essentiels comme l’infrastructure et les installations publiques. En règle générale, les coûts d’immobilisations sont engagés plus tard que les coûts de fonctionnement en raison de la complexité des travaux (p. ex. réparation d’un pont, d’une route ou d’un trottoir). Autrement dit, les coûts dans cette catégorie découlent souvent de mesures à long terme visant à reconstruire une collectivité après une catastrophe.

Voici des exemples de coûts d’immobilisations admissibles découlant d’une catastrophe naturelle :

  • Achat de matériaux et embauche de fournisseurs de services externes pour les biens d’immobilisations.
  • Réparation ou restauration de l’infrastructure et de biens municipaux (p. ex. routes et immeubles municipaux, trottoirs) afin de les remettre à leur état avant la catastrophe.
  • Évaluations par un ingénieur et estimations des coûts de rétablissement de l’infrastructure et des biens municipaux.
  • Coûts supplémentaires en main-d’œuvre et coûts supplémentaires pour l’utilisation par la municipalité de son propre matériel en vue de réparer ou de restaurer l’infrastructure et les installations essentielles.

Voici des exemples de coûts d’immobilisations non admissibles découlant d’une catastrophe naturelle :

  • Remplacement des arbres ou restauration du couvert forestier.
  • Coûts couverts par une assurance ou par un autre programme, et franchises d’assurance.
  • Dommages à des biens ou à l’infrastructure qui ne sont pas liés à la catastrophe naturelle pour laquelle le Programme a été activé.
  • Dommages à des biens privés.
  • Améliorations à des biens ou à l’infrastructure.

Les municipalités doivent fournir des documents justificatifs montrant que les coûts admissibles atteignent le seuil d’activation du Programme. Les coûts futurs visant la réparation admissible de biens d’immobilisations doivent être accompagnés d’une estimation détaillée des dommages. Les municipalités doivent présenter un relevé de leurs dépenses réelles une fois que cela leur est possible.

Un rapport sur les dommages bien rédigé, généralement attesté par un ingénieur, doit inclure une évaluation détaillée des dommages subis ainsi que l’estimation des coûts de réparation, notamment de la main-d’œuvre, des matériaux et de l’équipement. Les estimations figurant dans le rapport doivent correspondre aux coûts à engager pour remettre les biens ou l’infrastructure à leur état avant la catastrophe.

En résumé, le rapport sur les dommages doit inclure une évaluation précise des dommages subis et une évaluation détaillée des coûts prévus pour remettre les immobilisations à leur état avant la catastrophe.

3.3 Comptabilité et tenue de dossiers

Les municipalités doivent faire le suivi des dépenses et recettes liées à la catastrophe dans un compte distinct au sein du grand livre. Ainsi, elles pourront rapprocher leur demande aux termes du Programme avec leurs états financiers vérifiés pour l’année ou les années financières au cours desquelles des dépenses liées à la catastrophe ont été faites.

Lorsque l’aide pour la reprise après une catastrophe est approuvée, la municipalité doit conserver les documents originaux à l’appui des coûts engagés, par exemple : reçus, factures, contrats de travail, contrats et feuilles de temps du personnel, rapports sur les dommages, estimations, autres documents liés à la catastrophe. L’accord de subvention conclu entre la province et la municipalité comportera des exigences précises sur la conservation des documents.

La personne à qui le conseil municipal a délégué le pouvoir à cet égard, en général la trésorière ou le trésorier de la municipalité, doit signer une attestation confirmant que les chiffres indiqués dans les formulaires de demande correspondent bien aux dépenses de la municipalité. Une fois qu’ils auront été établis, la municipalité doit fournir les états financiers vérifiés appuyant sa demande.


4. Coûts réclamés par la municipalité

4.1 Biens et services

La catégorie des biens et services peut inclure les coûts engagés pour embaucher des fournisseurs de services externes chargés d’effectuer des travaux directement liés à la catastrophe ainsi que le coût supplémentaire des biens nécessaires pour répondre à la catastrophe et s’en rétablir.

Voici des exemples de coûts admissibles pour des biens et services par suite d’une catastrophe naturelle :

  • Équipes d’enlèvement des débris fournies par des fournisseurs de services externes embauchés pour enlever les matériaux dangereux afin de protéger la santé et la sécurité publiques et assurer l’accès du public aux services essentiels.
  • Achat de matériaux et embauche de fournisseurs de services externes pour réparer l’infrastructure essentielle ou des biens publics.
  • Location de matériel spécialisé (p. ex. excavatrices, générateurs).
  • Dépenses du personnel directement liées à la catastrophe (p. ex. repas, frais de déplacement).

Voici des exemples de coûts non admissibles pour des biens et services par suite d’une catastrophe naturelle :

  • Achat de biens non consommables que la municipalité pourra conserver (p. ex. camions à benne, scies à chaîne, cordons d’alimentation, ordinateurs portatifs).
  • Réparations à l’infrastructure ou à des biens lorsque rien ne montre qu’ils ont été endommagés par la catastrophe naturelle.
  • Contrats préexistants pour des tâches qui ne sont pas liées à la catastrophe.

Taxe de vente harmonisée irrécouvrable (TVH)

Les programmes de remise d’impôt provinciaux et fédéraux remboursent généralement la plus grande partie de la taxe de vente harmonisée (TVH) que paie une municipalité. Dans la plupart des cas, les municipalités ont droit à une remise correspondant à 100 % de la composante fédérale et à 78 % de la composante provinciale de la TVH. Un montant égal à environ 1,76 % du prix d’achat d’un bien ou service est normalement irrécouvrable par une municipalité. Cette portion irrécouvrable de la TVH constitue une dépense admissible aux termes du Programme.

Consulter les sections 4.1 et 4.2 du Guide d’utilisation des formulaires de demande pour connaître les exigences s’appliquant à la documentation et lire les instructions sur la façon d’inscrire les biens et services et la TVH irrécouvrable dans les formulaires de demande.

4.2 Coûts du personnel

Les coûts du personnel correspondent à ce qui suit : coûts des heures supplémentaires faites par du personnel municipal permanent affecté à des tâches liées à la catastrophe; coûts du personnel temporaire contractuel embauché pour accomplir des tâches liées à la catastrophe; coûts du personnel de remplacement responsable des tâches de membres du personnel permanent de la municipalité pendant que ces membres sont affectés à des tâches liées à la catastrophe.

Personnel permanent : Personnel qui fait partie de l’effectif permanent de la municipalité touchée. Un membre du personnel permanent peut travailler à temps plein ou à temps partiel ou être saisonnier.

Personnel temporaire : Personnel temporaire supplémentaire embauché pour accomplir des tâches liées à la catastrophe. Les contrats conclus à cette fin ne durent normalement pas plus de six mois après la catastrophe.

Personnel de remplacement : Personnel embauché temporairement pour accomplir les tâches de membres du personnel permanent de la municipalité chargés de responsabilités liées à la catastrophe. La durée de l’affectation de remplacement ne peut dépasser la durée de l’affectation des membres du personnel permanent affectés à des tâches liées à la catastrophe.

Voici des exemples de coûts du personnel admissibles par suite d’une catastrophe :

  • Heures supplémentaires d’un membre du personnel permanent à condition que ce soit pour accomplir des tâches liées à la catastrophe.
  • Personnel temporaire embauché expressément pour des tâches liées à la catastrophe naturelle.
  • Personnel de remplacement embauché pour remplacer des membres du personnel permanent affectés à des tâches liées à la catastrophe.
  • Avantages sociaux touchés par le personnel temporaire ou de remplacement qui accomplit des tâches admissibles liées à la catastrophe.

Voici des exemples de coûts du personnel non admissibles :

  • Salaire normal des membres du personnel permanent, même s’ils sont affectés à des tâches liées à la catastrophe. Cela inclut les heures régulières du personnel saisonnier et à temps partiel de la municipalité.
  • Heures supplémentaires non payées. Si un membre du personnel permanent reçoit un congé compensatoire plutôt que le paiement de ses heures supplémentaires, la municipalité n’a pas subi de coûts supplémentaires pouvant être réclamés aux termes du Programme.
  • Heures du personnel de remplacement au-delà de la période pendant laquelle des membres du personnel permanent ont été affectés à des tâches liées à la catastrophe.
  • Avantages sociaux habituels des membres du personnel permanent, y compris du personnel permanent saisonnier et à temps partiel.

Avantages sociaux

Personnel temporaire et de remplacement

Les avantages sociaux admissibles du personnel temporaire ou de remplacement se limitent à ce qui suit : cotisations versées au Régime de pensions du Canada, à l’assurance-emploi et à la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail, indemnité de vacances, contributions aux régimes de pension exigées aux termes d’une convention collective.

Personnel permanent

En général, les avantages sociaux du personnel permanent ne sont pas admissibles aux termes du Programme même si le personnel a été affecté à des tâches liées à la catastrophe. Ces avantages sont seulement admissibles s’ils constituent des coûts supplémentaires découlant de la catastrophe.

Les cotisations versées au Régime de pensions du Canada, à l’assurance-emploi et à la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail par la municipalité sur la rémunération des heures supplémentaires admissibles sont admissibles seulement si la municipalité fournit des renseignements sur la paie qui confirment que le revenu brut du membre du personnel visé n’a pas dépassé le maximum des gains ouvrant droit à pension ou le maximum de la rémunération assurable pour l’année ou s’il atteint ces maximums en raison d’heures supplémentaires liées à la catastrophe. Les municipalités doivent examiner les heures supplémentaires visées par leur demande et réclamer un paiement à cet égard seulement si le revenu du personnel concerné répond aux critères susmentionnés. Les documents justificatifs nécessaires doivent être présentés.

Les indemnités de vacances gagnées sur les heures supplémentaires admissibles effectuées pour des tâches liées à la catastrophe sont admissibles aux termes du Programme.
Les contributions au Régime de retraite des employés municipaux de l'Ontario ne sont pas calculées sur les heures supplémentaires du personnel permanent et ne sont donc pas admissibles aux termes du Programme. Les primes d’assurance-maladie complémentaire et d’assurance en cas de décès ou de mutilation par accident ne sont pas non plus admissibles aux termes du Programme, car les primes payées chaque mois sont généralement fixes et ne varient pas en fonction des heures supplémentaires travaillées.

Consulter les sections 5.1 et 5.2 du Guide d’utilisation des formulaires de demande pour connaître les exigences s’appliquant à la documentation et obtenir des renseignements sur la façon d’inscrire les coûts et les avantages sociaux du personnel dans les formulaires de demande.

4.3 Matériel appartenant à la municipalité

Il s’agit du matériel et des machines dont la municipalité est propriétaire. On encourage les municipalités à utiliser si possible leur propre matériel pour les activités liées à la catastrophe. Le coût du matériel acheté et conservé par la municipalité n’est pas admissible au Programme. Toutefois, les coûts supplémentaires subis par une municipalité pour utiliser son propre matériel sont admissibles.

Le Programme est fondé sur une méthode de répartition des coûts aux termes de laquelle les coûts du matériel appartenant à la municipalité peuvent être réclamés à 40 % du tarif de location courant de la machinerie lourde dans la province pour les heures consacrées aux activités urgentes. Les taux de location de la machinerie sont indiqués dans le document intitulé Schedule of Rental Rates for Construction Equipment, Including Model and Specification Reference du ministère des Transports, appelé aussi tarifs de l’Ontario Provincial Standard Specification 127.

Les tarifs de l’Ontario Provincial Standard Specification 127 (OPSS 127) indiquent le tarif de location de la machinerie en fonction des heures et du matériel. Le tarif calculé représente le coût de possession et d’opération de la machinerie et inclut des coûts directs et indirects, notamment pour ce qui suit : carburant, huile, lubrification, réparations sur le terrain, révision, dépréciation, financement, entreposage, assurance, frais généraux.

À moins d’indication contraire, les tarifs de l’OPSS 127 sont des tarifs horaires et n’incluent pas le coût du conducteur. Les coûts des conducteurs du matériel appartenant à la municipalité doivent être inscrits selon le cas dans le formulaire portant sur les biens et services (pour les services fournis par des entrepreneurs) ou le formulaire sur les coûts du personnel. Le Guide d’utilisation des formulaires de demande comprend des précisions à cet égard.

Les tarifs de location sont révisés chaque année. Il revient à la municipalité d’utiliser la version la plus récente de l’OPSS 127 s’appliquant aux dates où le matériel lui appartenant a été utilisé pour des tâches liées à la catastrophe.

Il convient de noter que les feuilles de temps pour le matériel doivent être soigneusement remplies afin de justifier les heures d’utilisation totales admissibles aux termes du Programme.

Voici des exemples de coûts admissibles du matériel et des machines appartenant à la municipalité par suite d’une catastrophe naturelle :

  • Heures d’utilisation de matériel appartenant à la municipalité pour des tâches liées à la catastrophe.
  • Heures d’utilisation de machines appartenant à la municipalité pour des tâches liées à la catastrophe.

Voici des exemples de coûts non admissibles du matériel et des machines appartenant à la municipalité par suite d’une catastrophe naturelle :

  • Achat de biens non consommables (p. ex. pièces) pour du matériel appartenant à la municipalité (p. ex. lame de niveleuse, pièces de moteur).
  • Entretien courant du matériel.
  • Matériel utilisé pour répondre à des incidents non liés à la catastrophe naturelle.

Si une machine ne figure pas dans l’OPSS 127, le ministère peut approuver le tarif provenant d’une autre source.

Consulter les sections 6.1 et 6.2 du Guide d’utilisation des formulaires de demande pour connaître les exigences s’appliquant à la documentation et lire les instructions sur la façon d’inscrire les coûts du matériel dans les formulaires de demande.

4.4 Recettes liées à la catastrophe naturelle

Les municipalités doivent déclarer les recettes touchées par suite de la catastrophe naturelle, par exemple les recettes tirées de la vente de copeaux de bois et de bois. Les recettes déclarées dans le formulaire de demande du Programme sont déduites du montant final de la demande.

Consulter la section 7.1 du Guide d’utilisation des formulaires de demande pour lire les instructions détaillées sur la façon de déclarer les recettes dans les formulaires de demande.

4.5 Présentation de la demande

Les municipalités qui souhaitent faire une demande au Programme d’aide aux municipalités pour la reprise après une catastrophe doivent présenter une demande initiale dans les 120 jours civils suivant le début de la catastrophe. La demande doit inclure ce qui suit :

  • Les formulaires de demande du Programme dans un document Excel actif.
  • Tous les documents justificatifs dans un document paginé numérisé, conformément aux instructions du chapitre 2 du Guide d’utilisation des formulaires de demande.
  • La résolution du conseil demandant l’activation du Programme.
  • Attestation signée figurant à l’onglet 10 des formulaires de demande. L’attestation doit porter la signature manuscrite de la personne qui a reçu le pouvoir délégué de présenter la demande. Veuillez numériser et sauvegarder ce document en format PDF.

L’ensemble des formulaires de demande doit être présenté au bureau des services aux municipalités de la région. Consulter l’annexe A pour obtenir les coordonnées des bureaux des services aux municipalités.


5. Annexes

Annexe A

Coordonnées des bureaux des services aux municipalités

Région du Centre
777, rue Bay
13e étage
Toronto ON
M5G 2E5
Tél. : 416 585-6226 ou 1 800 668-0230

Région de l’Est
Rockwood House
8 Estate Lane
Kingston ON
K7M 9A8
Tél. : 613 545-2100 ou 1 800 267-9438

Région du Nord – Sudbury
159, rue Cedar
Bureau 401
Sudbury ON
P3E 6A5
Tél. : 705 564-0120 ou 1 800 461-1193

Région du Nord – Thunder Bay
435, rue James Sud
Bureau 223
Thunder Bay ON
P7E 6S7
Tél. : 807 475-1651 ou 1 800 465-5027

Région de l’Ouest
659 Exeter Road
2nd Floor
London ON
N6E 1L3
Tél. : 519 873-4020 ou 1 800 265-4736

Pour plus de renseignements, visiter : www.ontario.ca/aideauxsinistres



Annexe B

Glossaire des termes clés du Programme

coûts de fonctionnement : Coûts qui sont liés à la prestation de services et aux activités d’intervention au cours d’une catastrophe naturelle et des semaines qui suivent et qui sont nécessaires pour protéger la santé et la sécurité publiques ainsi que l’accès du public aux services essentiels (p. ex. enlèvement des débris dangereux, fonctionnement de centres de premiers soins, érection de murs de sacs de sable).

coûts d’immobilisations : Coûts généralement liés à des biens et à l’infrastructure (p. ex. routes et immeubles municipaux). Les coûts d’immobilisations admissibles aux termes du Programme sont ceux qui sont nécessaires pour remettre l’infrastructure et les biens essentiels à leur état avant la catastrophe.

coûts des biens et services : Coûts supplémentaires engagés pour l’achat de biens et de services liés à la catastrophe naturelle, par exemple : coûts d’embauche des fournisseurs de services externes nécessaires ou coûts supplémentaires des biens (p. ex. sel de voirie) pour répondre à une catastrophe naturelle ou s’en remettre.

coûts du matériel appartenant à la municipalité : Coûts d’utilisation du matériel appartenant à la municipalité pour répondre aux dommages découlant d’une catastrophe naturelle (p. ex. chasse-neige, asphalteuses).

coûts du personnel : Coûts des heures supplémentaires du personnel permanent pour répondre à une catastrophe naturelle. Coûts du personnel temporaire contractuel embauché pour accomplir les tâches liées à la catastrophe ou remplacer le personnel permanent.

coûts supplémentaires : Coûts supplémentaires qui sont directement liés aux activités de fonctionnement et d’immobilisations d’une municipalité après une catastrophe naturelle et qui sont supérieurs aux dépenses de fonctionnement et d’immobilisations normales. Seuls les coûts qui n’auraient pas été engagés si la catastrophe ne s’était pas produite sont admissibles aux termes du Programme.

intervention en cas d’urgence : Activités entreprises au cours d’une catastrophe naturelle et immédiatement après afin d’assurer la santé et la sécurité publiques ainsi que l’accès du public aux services essentiels. Ces activités peuvent comprendre les mesures d’évacuation, le fonctionnement de centres de premiers soins ou l’achat de services essentiels, d’équipement et de matériaux ou l’embauche de main-d’œuvre immédiatement après une catastrophe.

personnel de remplacement : Personnel temporaire qui assume les fonctions de membres du personnel permanent auxquels on a confié des responsabilités liées à la catastrophe.

personnel permanent : Personnel qui fait partie de l’effectif permanent de la municipalité touchée et peut travailler à temps plein ou à temps partiel ou être saisonnier.

personnel temporaire : Personnel temporaire embauché pour accomplir des tâches liées à la catastrophe. Les contrats ne durent normalement pas plus de six mois après la catastrophe.

preuve de paiement : Preuve qui montre qu’un paiement lié à la catastrophe a été fait et accepté, par exemple : rapports du grand livre, rapports financiers, demandes d’achat, reçus, confirmations de paiement électronique.

reprise : Activités entreprises pour sécuriser et rendre accessibles l’infrastructure et les installations publiques. Cela comprend les mesures à long terme mises en œuvre pour remettre l’infrastructure et les services essentiels à leur état antérieur après une catastrophe naturelle ainsi que les efforts entrepris pour sécuriser la santé et la sécurité publiques.


Annexe C

Scénarios de partage des coûts entre la province et la municipalité

Scénario 1 : Une municipalité qui prélève chaque année à ses fins des impôts de 2 millions de dollars subit une inondation et engage des coûts admissibles de 40 000 $.

Les coûts liés à la catastrophe représentent 2 % des impôts prélevés à ses fins par la municipalité. Cela est inférieur au seuil de 3 % nécessaire pour l’activation du Programme.

40 000 $ / 2 000 000 $ = 2 % des impôts prélevés à ses fins

La municipalité n’est pas admissible au Programme. La formule de partage des coûts n’est pas appliquée. La municipalité doit payer les coûts liés à la catastrophe en puisant dans ses propres ressources.

Scénario 2 : Une municipalité qui prélève chaque année à ses fins des impôts de 30 millions de dollars subit une tornade et engage des coûts admissibles s’élevant à 1,5 million de dollars.

1 500 000 $ / 30 000 000 $ = 5 % des impôts prélevés à ses fins

Les coûts liés à la catastrophe représentent 5 % des impôts prélevés à ses fins par la municipalité. Cela est supérieur au seuil de 3 % nécessaire pour l’activation du Programme. Le ministre des Affaires municipales active le Programme.

La municipalité a droit à un remboursement de 75 % des dépenses admissibles jusqu’à concurrence de 3 % des impôts prélevés à ses fins. Pour les dépenses supérieures au seuil de 3 %, la municipalité a droit à un remboursement de 95 % aux termes du Programme.

La formule de partage des coûts s’applique uniquement si les critères d’admissibilité sont satisfaits et si le Programme est activé.

Scénario de partage des coûts entre la province et la municipalité
Coûts admissibles engagés par la municipalité Contribution provinciale Contribution municipale
Jusqu'à 3 % des impôts prélevés à ses fins : 900 000 $ 675 000 $ (75%) 225 000 $ (25%)
Supérieurs à 3 % des impôts prélevés à ses fins : 600 000 $ 570 000 (95%) 30 000 $ (5%)
Total: 1 500 000 $ 1 245 000 $ 255 000 $


Ministère des Affaires municipales
© Imprimeur de la Reine pour l’Ontario, 2016
ISBN 978-1-4606-7442-0 (Imprimé)
ISBN 978-1-4606-7444-4 (PDF)
ISBN 978-1-4606-7443-7 (HTML)
Available in English