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Annexe 1: Services de soutien, notamment administratifs, fournis à la Commission du code du bâtiment par le sous-ministre des Affaires municipales et du Logement

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PARTIE UN

Le sous-ministre veille à ce que le ministère fournisse à la CCB les services de soutien suivants, notamment administratifs, conformément aux politiques et aux procédures du ministère.

1. Services financiers

  1. Maintenir le contrôle budgétaire sur l’affectation de la CCB pour assurer la disponibilité des fonds aux fins du paiement des dépenses.

  2. Tenir à jour le registre des dépenses de la CCB.

  3. Valider, payer et consigner les dépenses de la CCB (factures de fournisseurs, demandes de remboursement de frais, notamment de déplacement, transferts interministériels).

  4. Fournir tous les renseignements sur la CCB qui sont nécessaires pour établir les comptes publics de chaque exercice financier.

2. Services liés aux installations et services de bureau

  1. Fournir des services liés à l’approvisionnement central, à l’impression interne, au courrier, à la messagerie, à la gestion des dossiers et des formulaires, aux locaux et aux télécommunications de la même façon et du même niveau de qualité que ceux fournis actuellement au ministère.

3. Services de technologie de l’information

  1. Fournir des services de technologie de l’information de la même façon et du même niveau de qualité que ceux fournis actuellement au ministère.

4. Conseils techniques

  1. Fournir les renseignements techniques généraux dont conviennent la CCB et le ministère.

  2. Sur demande de la CCB, examiner les activités pour évaluer le caractère adéquat des pratiques et des contrôles de gestion en tenant compte de l’économie, de l’efficience et de l’efficacité des activités.

  3. Fournir d’autres conseils et services professionnels au besoin.

5. Services de vérification et d’examen des activités

  1. Effectuer des vérifications financières pour faite état de ce qui suit :

    1. le caractère adéquat des contrôles financiers et administratifs;

    2. la conformité aux lois, aux politiques et aux procédures;

    3. le caractère adéquat des contrôles liés aux achats, à l’approvisionnement et au système des comptes créditeurs.

  2. Sur demande de la CCB, examiner les activités pour évaluer le caractère adéquat des pratiques et des contrôles de gestion en tenant compte de l’économie, de l’efficience et de l’efficacité des activités.

  3. Fournir d’autres conseils et services professionnels au besoin.

6. Services de communication et d’information

  1. Fournir les services de membres du personnel au besoin.

7. Services en français

  1. Fournir des conseils et des services de gestion liés aux politiques et aux procédures du ministère et du gouvernement en ce qui concerne la mise en œuvre des services en français.

  2. Fournir d’autres conseils et services professionnels au besoin.

8. Services administratifs généraux

  1. Fournir des services administratifs et internes généraux, notamment :

    1. préparer les ordres du jour de la CCB;

    2. diffuser les documents de la CCB;

    3. prendre les arrangements relatifs aux réunions, y compris réserver les salles de conférence, les services de traiteur, etc.;

    4. établir et distribuer les procès-verbaux et exécuter d’autres tâches connexes;

    5. prendre les arrangements relatifs aux visites spéciales et aux conférences;

    6. établir et maintenir un système permettant de conserver et de communiquer au public les documents de la CCB comme l’exigent la LAIPVP et la Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents;

    7. traiter les demandes de remboursement de frais;

    8. administrer la rémunération journalière.

  2. Envoyer les décisions de la CCB aux parties appropriées.

  3. Conseiller le président et la CCB à l’égard des politiques et des procédures administratives du ministère, du CT ou du CGG.

  4. Au besoin, conseiller le président, le CT, le CGG et la CCB sur le caractère approprié des plans stratégiques de la CCB, de sa structure ou de celle de ses comités.

  5. Conseiller la CCB sur la conduite des réunions, la présentation appropriée des résolutions et la procédure parlementaire.

  6. Conseiller le président et la CCB sur les questions d’administration des organismes, y compris les protocoles d’entente, les réexamens et les autres documents constitutifs.

9. Services juridiques

  1. Pour le compte de la CCB, surveiller les questions et les tendances juridiques qui touchent la CCB et fournir des conseils en conséquence.

  2. Rédiger et examiner des documents juridiques au besoin.

  3. Fournir des services juridiques généraux au besoin.

10. Services concernant l’accès à l’information

  1. Fournir à la CCB des conseils et des services de consultation et d’information au sujet des politiques et des procédures du ministère et du gouvernement concernant la LAIPVP.

  2. Sur demande, fournir à la CCB des services de formation, des ateliers et des séminaires concernant l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

  3. Fournir à la CCB des conseils et des services de consultation et de coordination concernant les demandes d’accès à l’information, y compris les approbations données par le sous-ministre et les appels; rédiger tous les avis et les envoyer à toutes les parties.

  4. Coordonner les vérifications internes relatives à la protection de la vie privée pour la CCB.

  5. Compiler les statistiques sur les demandes d’accès à l’information et rédiger les rapports statistiques trimestriels et annuels exigés par le CT, le CGG ou le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée.

  6. Coordonner, compiler, rédiger et distribuer le répertoire des documents généraux et le répertoire des renseignements personnels exigés par la LAIPVP.

PARTIE DEUX

Les unités du MAML qui fournissent les services susmentionnés sont les suivantes :

Division des services aux municipalités

  • Direction du bâtiment et de l’aménagement

Division de la gestion des activités ministérielles

  • Direction de la planification et du contrôle financiers
  • Direction des services de vérification
  • Direction des stratégies des ressources humaines
  • Direction des services juridiques
  • Direction des politiques et des programmes ministériels
  • Direction des services et des solutions technologiques

Direction des communications

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